Innehåll

• Steg

Att skriva inbjudningar kan vara en stressande del av planering och organisering av ett evenemang. Men om du spenderar lite mer tid på gästlistan, om du väljer rätt kommunikationsmedium, anpassar inbjudningarna och samlar in svar, kan du skicka inbjudningar snabbt och enkelt och övervaka den växande gästlistan.

Steg

Del 1 av 3: Göra gästlistan

1. 

   Gör en grundläggande lista. En sådan lista bör innehålla alla människor som inte kan missa evenemanget, till exempel närmaste familj och deras bästa vänner. Om det är ett professionellt evenemang, inkludera affärspartners på listan. Avläggande av examensfester eller andra akademiska fester kan också inkludera föredragna mentorer och lärare. Bröllop och andra evenemang med flera värdar måste ta hänsyn till de personer som är viktiga för varje värd.

2. 

   
   
   Inkludera andra vänner och släktingar. När du är klar med grundlistan kan du jämföra den med det maximala antalet personer du kan bjuda in till festen eller evenemanget. Då kan du börja lägga till andra familjemedlemmar och inte så nära vänner. Om du får färre personer än det högsta tillåtna är det inga problem, men försök att inte överskrida det antalet.

3. 

   
   
   Tänk på aggregat. Om du ska tillåta gäster att ta med någon annan till festen måste du ta hänsyn till det numret när du bestämmer den slutliga listan. Dessutom måste du inkludera inbjudningsparametrarna. Till exempel, om du inte ska inkludera barn i evenemanget, skriv artigt påminnande gästerna att de inte ska ta med andra personer under en viss ålder.
   • Du kan skriva något som "Mr. João Almeida och hans familj är hjärtligt inbjudna till vårt bröllopsmottagning. Vi ber att alla gäster är över 18 år ”.

4. 

   
   
   Granska listan. Det är viktigt att inte utelämna någon. Be en vän eller familjemedlem att granska listan med dig och lägga fram förslag om hur du lägger till eller tar bort någon. Kom alltid ihåg det maximala antalet gäster och undvik att bjuda in för många människor. Men om du tror att vissa gäster inte kommer att kunna delta, bjuda in några fler personer.
   • Om du är orolig för avbokningar, försök att skicka en del av inbjudningarna tidigt. Skicka sedan en andra inbjudan om många inte kan delta.

Del 2 av 3: Skapa inbjudningarna

1. 

   Gör dina egna inbjudningar. Du kan använda Microsoft Word, Adobe-program eller annan designprogramvara. Om du har vacker handskrift kan du också skriva allt för hand. Använd papper av god kvalitet med kartongstruktur eller något mer intressant.
   • Ett annat alternativ är att skapa flera lager i inbjudningarna. Börja med en utskrift i kortstorlek och lägg till en bit färgad kartong något större än baksidan. Använd lim eller dubbelsidig tejp.
   • Om du vill anpassa och spara tid, använd anpassade stämplar.Du kan förvandla ett personligt skrot eller foto till en stämpel och snabbt replikera varje kort till gästerna.

2. 

   Köp personliga inbjudningar för att spara tid jämfört med DIY. Priserna varierar mycket beroende på stil, papperstyp, färg eller svartvitt utskrift och andra variabler, så få en uppfattning om hur du vill att inbjudan ska få en exakt offert.
   • Det finns flera stationers och kontorsvaruaffärer som skriver ut personliga inbjudningar.
   • Du kan också hitta flera webbplatser som gör denna typ av inbjudningar.

3. 

   Gör elektroniska inbjudningar. Om dina gäster är mer moderna eller om ditt evenemang är mindre formellt har du möjlighet att använda flera appar för att bjuda in människor lättare och snabbare via e-post eller sociala medier. I de flesta program kan du inkludera dina egna mönster eller använda en standardmall för att underlätta inbjudan. Förutom att påskynda designprocessen kan du också skicka omedelbart via en digital fil och få svaret snabbare, vilket är en bra idé för dem som har en kortare deadline.

4. 

   Skriv något väldigt mottagligt. Inkludera tillfälle, datum, plats och tid för evenemanget. Det är också viktigt att låta gästerna veta om de kan ta med sig andra. Be också om ett svar med ett bifogat kort, e-postadress, applikation eller telefon, beroende på vad du föredrar. Håll inbjudan kort och vänlig, men inkludera artiga förfrågningar som: "Vänligen delta" eller "Vi begär din närvaro" så att gästerna känner sig välkomna.
   • Skriv till exempel något som: ”Kom till min födelsedagsfest. Evenemanget kommer att vara den 16 oktober i mitt hem. Festen kommer att vara från 3 till 14:30. Svara med kortet, min e-post eller genom att ringa mig ”.
   • Du måste också inkludera särskilda anvisningar för ditt evenemang eller andra instruktioner, till exempel kostym eller annan relevant information.

5. 

   Använd rätt nomenklatur för gästen. Det viktigaste är avsikten, och din är att visa gästerna respekt, så försök att komma ihåg och inkludera dessa detaljer. Om du bjuder in en ensam ogift kvinna, använd "Miss" eller "Ms.", eller om inbjudan är för en ensam man, använd "Mr.". För ett gift par, använd ”Mr.” och ”Fru”. Saker kan dock bli mer komplicerade om du bjuder in vänner eller släktingar med speciella titlar, som "Dr." eller någon annan viktig titel.
   • Om du använder fel nomenklatur i en inbjudan, be om ursäkt via telefon, personligen eller skriftligen. Detta är ett bra sätt att lösa in dig själv för gaffe.

6. 

   Inkludera mottagaren och returadressen. I kuvertets övre vänstra hörn anger du ditt namn, gata, stad, stat och postnummer. Skriv i mitten samma information som gästen. Du kan också skicka din kontaktinformation i inbjudan eller på svarkortet. Således, om gästen tappar kuvertet, kommer han fortfarande att ha tillgång till din information.

7. 

   Underteckna artigt. Din sista mening och din underskrift måste väljas enligt publiken. Om du till exempel bjuder in din chef är en artig ”omtänksam” det bästa sättet att säga adjö. Om det är för dina föräldrar, skriv "med kärlek". Detta är ett bra tillfälle att ge dina inbjudningar en snabb och enkel personlig touch.
   • Använd ett inre skämt för att göra inbjudan mer personlig. Till exempel: ”Tack för att du alltid köpte en drink, Roberto”. Detta är ett mycket personligt meddelande som du kan skriva till en rumskompis på din bröllopsinbjudan. Men vet att det inte kommer att vara särskilt lämpligt att skriva detta till dina föräldrar.

8. 

   Dekorera inbjudningarna. Du kan hitta ett brett utbud av enkla dekorativa föremål, som gränser och mer komplicerade, som vinstockar, rosor och pumpor. Om du har en vän eller släkting som är konstnär, be dem att anpassa din inbjudan. Detta är också en annan möjlighet att inkludera din personliga stil när du gör. Kom dock ihåg att designen måste matcha evenemangets stil. Till exempel kan en skalle och korsben vara trevligt för en Halloween-inbjudan, men det ser inte bra ut på din bröllopsinbjudan.

Del 3 av 3: Samla in svaret

1. 

   Övervaka svaren manuellt. Om du har instruerat gästerna att svara med ett kort som du inkluderade i inbjudan eller via telefon kan det vara lättare att skapa en manuell lista med svar. Det kan vara så enkelt som en tryckt lista över gäster med visumskyltar som indikerar närvaro eller ett "X" som indikerar frånvaro. Ett annat alternativ är att skapa ett mer avancerat övervakningssystem med hjälp av ett Excel-kalkylblad med det totala antalet bekräftelser, extra gäster, antalet vuxna eller barn, typ av maträtt och andra förutbestämda faktorer.

2. 

   Använd ett virtuellt system. Om du har bestämt dig för att digitala inbjudningar är det bästa alternativet för ditt evenemang har du förmodligen tillgång till ett program för övervakning av svar och bekräftelse. Detta är en av anledningarna till att människor väljer elektroniska inbjudningar. Men om du har skickat traditionella pappersinbjudningar är det fortfarande möjligt att överföra gästlistan och informationen till digitala övervakningssystem för att kontrollera processen. Det finns flera resurser på internet som är billiga eller gratis.

3. 

   Förbered dig på lämpligt antal gäster. När du har en god uppfattning om antalet gäster som kan delta i evenemanget, så ordna platsen, buffén och andra boenden för att möta behoven hos de närvarande. Dubbelkolla antalet måltider du beställt, platsens maximala beläggning och andra faktorer för att ge en bra upplevelse för alla närvarande.

4. 

   Skicka tackkort. Det spelar ingen roll om du har fått gåvor från gäster eller inte, det är viktigt att visa att du är tacksam för att de har lagt till ditt evenemang i sin kalender. Använd en lista med underskrifter eller be någon stanna vid dörren för att övervaka vem som deltog. Skicka sedan tackkort.
   • Kortet kan innehålla ett meddelande så enkelt som: "Tack för att du kom till min födelsedagsfest!"
   • Om du fick en gåva, ange en specifik referens på kortet som säger något som: ”Tack så mycket för att du kom till min examensfest. Jag ser fram emot att använda den uppsättning pennor du gav mig i min framtida karriär! ”
   • Liksom inbjudningar kan dessa kort skrivas ut digitalt eller traditionellt, beroende på din specifika situation.