5 sätt att skriva ett e-postmeddelande - Encyklopedi

Innehåll

Steg
Varningar

Att skriva ett e-postmeddelande är ganska enkelt, men det finns ett allmänt format som du bör tänka på. Var också medveten om skillnaderna mellan informella och formella e-postmeddelanden. Här är vad du behöver veta.

Steg

Metod 1 av 5: Grunderna i e-post

Ställ in en e-postadress. Om du inte redan har en e-postadress måste du registrera dig hos en tjänsteleverantör innan du fortsätter. Lyckligtvis finns det många gratis e-postleverantörer på nätet som kan ge dig en e-postadress utan kostnad. Några av de mest populära är:
- Gmail.
- Hotmail.
- Yahoo-post.
Klicka på "Skriv" eller "Ny". Innan du skriver ett e-postmeddelande måste du öppna en ny tom meddelanderuta för att kunna skriva ditt e-postmeddelande. Den exakta metoden varierar beroende på vilken tjänst som används, men det finns vanligtvis en knapp högst upp på sidan med etiketten "Skriv", "Ny" eller "Nytt meddelande".
- Om du inte är säker på hur du skapar ett nytt meddelande kan du läsa mer om det i detalj i e-posttjänstens hjälpsidor.
Lista mottagarnas e-postadresser. Du behöver inte lista din egen e-postadress: istället måste du ange e-postadressen till den person som du tänker skicka e-postmeddelandet till.
- Ett utrymme är vanligtvis tillräckligt för att separera flera e-postadresser, men det finns vissa tjänster som du kan separera flera e-postmeddelanden med ett komma eller annan form av skiljetecken. I så fall måste dessa instruktioner anges av din e-postleverantör.
- Ange e-postadressen till de primära mottagarna i fältet "Till:". Uttrycket "primär mottagare" hänför sig främst till alla vars e-postadress riktar sig till dem, eller som finns i e-postmeddelandet.
- Ange andra e-postadresser i fältet "CC:". Detta är "kopiera" -fältet. En mottagare måste listas i e-postfältet "CC:" om e-postmeddelandet inte nämner det direkt, men hänvisar till något som personen borde vara medveten om.
- Använd fältet "CCO:" för att dölja e-postadressen. Om du inte vill att mottagarna av e-postmeddelandet ska se en lista över e-postadresserna som e-postadressen är avsedd för, måste du ange deras adresser i fältet "blind kopia".
Inkludera ämnet för meddelandet. Varje e-posttjänst låter dig inkludera ett ämne eller en e-postadress i fältet "Ämne".
- Ämnet ska vara kort, men det bör ge mottagaren en uppfattning om vad e-postmeddelandet handlar om.
  - Till exempel kan ett e-postmeddelande till en vän ha skrivit något som "Vad händer?" Om du skickar ett e-postmeddelande med en fråga om en aktivitet, bör ämnet emellertid vara ungefär som "Matematikövning".
  - På samma sätt kan en fråga till en handledare eller lärare märkas med ett ämne som "Fråga" eller "Fråga om ..." följt av en kort beskrivning av ämnet i fråga.
- Observera att ett meddelande utan ämne visas i mottagarens inkorg med etiketten "(utan ämne)".
Skriv din e-postadress. E-postadressen måste skrivas i den stora textrutan under ämnesfältet.
- Brödtexten i varje e-postmeddelande ska normalt innehålla en hälsning, ett meddelande och en slutsats.
- E-postens karaktär är snabb, så du vill vanligtvis hålla dina meddelanden mycket korta.
Tryck på knappen "Skicka". När du har skrivit ditt e-postmeddelande ska du granska innehållet så att grammatik- eller syntaxfel inte når mottagaren. Om e-postmeddelandet är klart, tryck på "Skicka" -knappen i meddelandefältet för att kunna skicka e-postmeddelandet till de listade mottagarna.

Metod 2 av 5: Skriva ett informellt e-postmeddelande

Vet när informell e-post är lämplig. Dessa e-postmeddelanden bör reserveras för nära och kära, inklusive vänner, familjer och partners. Om meddelandet är av avslappnad karaktär och du skickar det till någon du har ett vänligt förhållande med, kan du skicka ett informellt e-postmeddelande.
- Den enda gången du inte skulle skicka ett vänligt e-postmeddelande till din familj eller vänner skulle vara om du skickade ett formellt e-postmeddelande till en grupp, till exempel en donationsförfrågan eller försäljningsinformation. Eftersom dessa e-postmeddelanden sannolikt skickas till personer som du inte har en informell relation med, bör du också rikta e-postmeddelandet till dem.
Håll det avslappnat. Ämnesfältet är inte nödvändigtvis viktigt, men det är ändå en bra idé att inkludera en beskrivning. Var kort, artig och direkt.
- Om du skriver ett e-postmeddelande för att ta reda på hur det går med en vän kan du lägga till lite humor i ämnet eller skriva något enkelt som "Hur länge!".
- Om du skriver för ett syfte, nämna vad det är. Till exempel, om du bestämmer dig för att skriva ett mejl om en gruppresa, lägg in något specifikt om den turnén i ämnet.
Hantera mottagaren med ditt namn. För ett vänligt, informellt e-postmeddelande är detta inte absolut nödvändigt, men det är fortfarande ett mycket artigt sätt att starta meddelandets huvuddel.
- Din hälsning kan vara så enkel som att bara skriva personens namn:
  - "Pedro"
- Alternativt kan du också inkludera en vänlig hälsning med din väns namn:
  - "Vad händer, Pedro!"
  - "Hej, Pedro,"
  - "God morgon, Pedro!"
Skriv ditt meddelande tydligt, men håll språket avslappnat. Budskapets kropp bör vara lätt att förstå, men tonen i meddelandet ska vara informell och avslappnad.
- Läs din e-post och fråga dig själv om innehållet låter detsamma som det låter live. I så fall kunde du skriva ett informellt och vänligt e-postmeddelande med en bra ton.
- Använd sammandragningar. Kontraktioner ingår inte i formellt skrivande, utan ingår i dagliga samtal, vilket gör dem lämpliga för ett sådant e-postmeddelande.
- Använd gärna slang. Om du vill kan du skriva slang från internet, till exempel: "obg" istället för "tack", "p /" istället för "för", eller "vc" istället för "du", etc.
- Använd också uttryckssymboler när det är lämpligt. :)
Skriv ditt namn. Som hälsningar är en slutsats eller signatur inte strikt nödvändig i ett sådant e-postmeddelande, men det kan vara ett bra sätt att fylla i ditt meddelande.
- Din slutsats kan vara lika enkel som att skriva ditt namn:
  - "John".
  - "-John".
- Du kan också använda lite kreativitet:
  - "Vi ses senare! João".
  - "Detta meddelande kommer att förstöra själv i 3 ... 2 ... 1 ..."

Metod 3 av 5: Skriva ett formellt e-postmeddelande

Förstå när formella e-postmeddelanden behövs. Du bör använda ett formellt e-postmeddelande när du skriver till någon som du inte har ett informellt förhållande med. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, handledare, medarbetare, kunder och kunder, instruktörer och poliser.
- Observera att du kanske tycker att det inte behövs formella e-postmeddelanden med någon som faller inom dessa kategorier och att du har skapat en professionell relation. När en "formell" e-post blir lite för stel bör du skriva en "semi-formell" e-post.
  - Tonen i ditt meddelande kan vara lite mer avslappnad, men du bör undvika slang på internet.
  - Du måste fortfarande inkludera din signatur, men du behöver inte ange all din kontaktinformation under ditt namn.
Inkludera ett informativt ämne. Ämnet måste vara kort men exakt. Gå direkt till den aktuella punkten.
- Exempel:
  - "Fråga om jobbet" (när du skickar ett e-postmeddelande till en lärare som frågar om specifika uppgifter om ett jobb).
  - "Jobbansökan" (genom att skicka ett e-postmeddelande som svar på en jobbannons)
  - "Problem med artikelnummer 00000" (när du skriver ett e-postmeddelande för att begära kundsupport eller för att rapportera ett tekniskt problem).
Skriv en formell hälsning. En formell hälsning bör innehålla ordet "Kära" följt av mottagarens namn. Använd mottagarens efternamn och ett lämpligt behandlingspronom, sätt ett kolon efter hälsningen.
- Exempel:
  - "Kära herr Da Silva:"
  - "Kära fru Alves:"
  - "Kära Dr. Fernando:"
E-postmeddelandets innehåll måste vara kortfattat och till sak. Begränsa innehållet i din e-post till några stycken som direkt adresserar ämnet för e-postmeddelandet. Använd formellt språk, skriv korrekt och gör inte syntaxfel.
- Undvik att använda sammandragningar.
- Använd inte internetslang eller uttryckssymboler.
Inkludera en lämplig slutsats. Det vanligaste är "Med vänliga hälsningar", men det finns några andra du också kan använda. Använd en artig slutsats och lägg ett komma efter det.
- Andra möjliga slutsatser är:
  - Vänliga hälsningar;
  - Tack så mycket på förhand;
  - Mycket vänligt;
  - Tacksam;
  - Grattis;
Ange kontaktinformation i ditt abonnemang, där så är lämpligt. Inkludera ditt fullständiga namn nedanför e-postmeddelandet. Under namnet måste du inkludera din officiella titel och all användbar kontaktinformation.
- Din titel, om du har en, måste innehålla din position och namnet på företaget eller institutionen du är en del av.
- Inkludera minst ditt telefonnummer, faxnummer och e-postadress. Du kan också inkludera din hemadress och din webbadress.

Metod 4 av 5: Specifika typer av informella e-postmeddelanden

Skriv ett mejl till en vän som har flyttat bort. Om en vän, släkting eller älskad nyligen har flyttat till en ny plats, skriv ett e-postmeddelande för att se hur han mår och hur flytten var, hur det nya området ser ut och så vidare.
Skicka ett mejl till en vän som aldrig gav dig din e-postadress. Om du har hittat en väns adress från en tredje part är det viktigt att du använder det här e-postmeddelandet för att verifiera att adressen är korrekt och för att snabbt klargöra vem du är.
Lär dig hur du skickar ett e-postmeddelande till en man. Om du är en tjej som vill skriva ett e-postmeddelande till en kille för första gången kan du känna dig lite nervös. Detta gäller särskilt om killen du skriver till är en förälskelse på dig. Försök att skriva ett e-postmeddelande som ser avslappnat, men smart och välskrivet ut.
- Även om det är ett mycket riskabelt steg kan du också använda e-post för att berätta för en kille att du gillar honom.
Förstå hur man skriver ett e-postmeddelande till en kvinna. Om du är en kille som skriver ett e-postmeddelande till en tjej för första gången kan den här uppgiften verka ganska skrämmande. Håll dig lugn och skriv ett meddelande som är både avslappnat och välskrivet.
Skicka ett mejl med dolda motiv. Om du vill vara söt och lekfull mot mottagaren av e-postmeddelandet, använd samma typ av språk som du skulle använda för att flörta med den personen live. Uttryckssymboler och "kramar och kyssar" (xoxo) är också användbara.
- Skriv också ett flörtnings-e-postmeddelande till någon på en social nätverkssajt. För ett sådant e-postmeddelande måste du dock vara både flirtig och informativ, så att mottagaren får en god uppfattning om vem du är.
Skriv ett kärleksmail. I denna digitala tidsålder kan kärleks-e-post ses som motsvarigheten till kärleksbrev.Om din partner är borta och du vill skicka en snabb anteckning som uttrycker din kärlek är e-post det snabbaste sättet att göra detta.

Metod 5 av 5: Specifika typer av formella e-postmeddelanden

Ansök om ett jobb via e-post. När du skickar ditt CV och ansökningsformulär via e-post måste du förklara vilket jobb du söker, varför du vill ha jobbet och de kvalifikationer som gör dig till den perfekta kandidaten. Du måste också skicka läroplanen bifogad.
- På samma sätt kan du också skriva ett mejl som ansöker om praktik. Beskriv vilken typ av praktik du letar efter och hur det hjälper dig att uppnå dina professionella mål. Ange dessutom varför du ska väljas till praktikplatsen.
- Skicka ett svar via e-post om du ännu inte har fått någon placering om den lediga tjänst som du ansökte om.
Lär dig hur du skriver ett e-postmeddelande till din lärare. Att skicka e-post till lärare kan verka svårt, men det är inte mer än någon formell e-post. Din lärare är antagligen någon upptagen, så ställ korta frågor.
- Om läraren känner dig tillräckligt bra kan du också skicka ett mejl till honom och be om ett rekommendationsbrev.
Skriv en begäran via e-post. Ett rekvisitionsbrev är ett brev som frågar en redaktör om han skulle acceptera att ta ett papper från en skriftlig publikation i beaktande. Du måste beskriva ditt arbete i fråga tillräckligt bra för att ge redaktören en god uppfattning om vad det handlar om.
Använd e-post för att kontakta personalresurser. Om du bryr dig om de mänskliga resurserna i det företag du arbetar för är det enklaste sättet att ta itu med detta att skicka ett e-postmeddelande till rätt personal i HR. E-postmeddelandet ska tydligt ta upp problemet.