Innehåll

• Steg
• Tips
• Varningar

Ett pressmeddelande (eller pressmeddelande) är ett skriftligt uttalande till media. Det kan meddela ett brett utbud av nyheter, inklusive schemalagda evenemang, personliga kampanjer, utmärkelser, nya produkter och tjänster, försäljningsrapporter etc. Det kan också användas för att skapa en intressant historia. Reportrar och proffs inom genren är mer villiga att överväga tanken på berättelsen om de får ett första meddelande från första hand. Det är ett grundläggande verktyg för reklamarbete, ett som kan användas av alla som är villiga att använda det. Vi visar dig hur du gör det.

Steg

Metod 1 av 2: Få det att se ut

1. 

   Skriv en äkta rubrik. Den ska vara kort, tydlig och okomplicerad: en ultrakompakt version av pressmeddelandet. Många yrkesverksamma inom PR (pressmeddelande) rekommenderar att du skriver rubriken i slutet, efter resten av skrivandet av dokumentet. Och du följer den instruktionen, fortsätter och återgår till att skriva rubriken så snart resten är klar. Rubriken är känd för att vara det attraktiva elementet, och det är mycket viktigt för hela pressmeddelandet.
   • WikiHow erkänns som den mest pålitliga informationskällan. Se hur det fungerar? Nu vill du veta mer! Nyheter släpper rubriker som har en "vädjan" för att locka journalisters uppmärksamhet - samma sak gäller journalistik, där rubriken tjänar till att locka läsare. Det kan beskriva en organisations senaste prestation, en nyhetshändelse, en ny produkt eller tjänst ...
   • Rubriker skrivna med fetstil! En fet rubrik använder vanligtvis ett större teckensnitt än originaltexten. Konventionella rubriker till pressmeddelanden använder nuvarande vägledande och utesluter artiklar (definierade eller odefinierade), och till och med vissa verbala formaler.
   • Den första bokstaven är stor. Precis som alla substantiv. De flesta ord i rubriken visas med gemener, även om de använder ett stiliserat teckensnitt för att skapa ett mer attraktivt utseende. Lägg inte ALLA ord i STOR.
   • Extrahera viktiga nyckelord. Den enklaste metoden för att skapa rubriken för pressmeddelande är att extrahera de viktigaste nyckelorden från dokumentet. Försök med dessa nyckelord att skapa ett logiskt och övertygande uttalande. Om du inkluderar en sammanfattande mening efter rubriken gäller samma regler. Att använda nyckelord tidigt ger dig bättre synlighet i sökmotorerna och förenklar det arbete som journalister och läsare kommer att behöva förstå idén bakom innehållet i pressmeddelandet. Observera åtgärderna i detta första steg och notera hur de alla kan vara en rubrik i pressmeddelandet.

2. 

   
   
   Skriv kopian av utvecklingen. Pressmeddelandet ska skrivas som det ska visas i en tidning. Och kom ihåg detta: de flesta journalister är för upptagen och har inte tid att undersöka företagets stora annons. Vad du skriver i pressmeddelandet är vad journalister kommer att använda när de kommunicerar det stora evenemanget. Oavsett vad du vill att de ska säga, det är här du fokuserar.
   • Börja med det datum och den stad där pressmeddelandet har sitt ursprung. Staden kan utelämnas om den orsakar förvirring - till exempel om släppet är skrivet i Florianópolis och handlar om händelser som kommer att inträffa i São Paulo-divisionen.
   • Den första meningen bör locka läsaren och säga kortfattat vad som händer. Till exempel, om rubriken är "Carpren Editora lanserar en ny roman från andra världskriget", kan den första meningen verka: "Carpren Editora, Ltd., lanserade idag sitt första arbete om andra världskriget, av den kända författaren Arcy Kay". Detta utvidgar rubriken tillräckligt för att lägga till några detaljer och gör att läsaren gräver djupare in i historien. Nästa meningar bör utvidga innehållet i den första.
   • Utvecklingsavsnittet i pressmeddelandet måste vara kompakt. Undvik att använda mycket långa meningar och stycken. Undvik upprepning och överanvändning av jargong och högkulturerat språk. Sök enkelhet och slösa inte bort ord.
   • Första stycket (två till tre meningar) bör sammanfatta hela pressmeddelandet, och det extra innehållet måste utarbetas. I en fartfylld värld vill varken journalister eller läsare läsa hela pressmeddelandet om början av det inte skapade intresse.
   • Hantera fakta - händelser, produkter, tjänster, människor, mål, mål, planer, projekt. Försök att få ut det mesta av de svåra fakta. Det här är nyheter. En enkel metod för att skriva ett effektivt pressmeddelande är att skapa en lista med följande förtydliganden: Vem, vad, när, var, varför och hur.

3. 

   
   
   Kommunicera de fem frågorna tydligt: WHO? Vad som? När? Var? Eftersom? Hur? De fem frågorna ska ange läsaren allt han behöver veta. Tänk på att göra-listan nedan i sammanhang med exemplet ovan för att generera vårt pressmeddelande:
   • Vem handlar det om? Carpren Editora.
   • Vad är nyheterna? Carpren Editora lanserar en bok.
   • När kommer detta att hända? I morgon.
   • Var kommer detta att hända? På alla större marknader i morgon.
   • Varför är den här nyheten? Varför boken skrevs av den kända författaren Arcy Kay.
   • Hur kommer detta att hända? Huvudevenemanget är lanseringen i São Paulo, följt av en turné i alla storstadsområden i staden.
     • Med de grundläggande definierade, fyll i de återstående utrymmena med information om personer, produkter, artiklar, datum och andra saker relaterade till nyheterna.
     • Om ditt företag inte är huvudämnet för nyheter, men är källan till pressmeddelandet, klargör detta under utveckling.
   • Håll det kort och var direkt. Om du skickar en kopia måste texten ha två mellanrum.
   • Ju mer märkbart pressmeddelandet desto större är chansen att det väljs ut av en journalist som är intresserad av att publicera det. Ta reda på vad "nyheter" betyder för en viss marknad och använd den kunskapen för att locka redaktören eller reportern.

4. 

   
   
   Gör ett rent, smidigt och tillämpligt pressmeddelande för din publik. Personen som får pressmeddelandet kommer sannolikt att ha ett dussin liknande dokument som väntar på att ignoreras. Om du vill att din ska väljas måste det vara bra. Det behöver inte bara vara bra, men det måste vara väldigt nära att vara "publicerbart".
   • När en redaktör tittar på ditt arbete kommer han att tänka under den första sekunden hur lång tid det tar att skriva ut det. Om ditt arbete är fullt av fel, utan innehåll eller behöver återupplivas slösar journalister inte tid. Så se till att du har en bra grammatik, alla grunder och ett bra ämne att hantera.
   • Varför skulle dessa människor bry sig om vad du har att säga? Om du skickar detta till rätt publik kommer det att vara uppenbart. Annars, varför slösar du bort tid? Ge nyheterna till rätt personer (nyheter, inte reklam) så kommer du väl på väg.
     • Människor bryr sig mer om du skickar dokumentet på morgonen. Detta ger dem tid att granska deras släpp medan de arbetar. Var snygg.

5. 

   Lägg samman allt. Ge länkar till extra information för att stödja pressmeddelandet. Ger företaget du säljer ytterligare information online som kan intressera läsare? Bra - lägg till dem.
   • Om du är nervös för vad du har, gör lite undersökning om vad som redan har släppts. Någon har antagligen redan skrivit något om ett evenemang som liknar det du täcker.

Metod 2 av 2: Behärskar formatet

1. 

   Förstå den grundläggande strukturen. Okej, nu när du har merparten, hur lägger du det på papper? Till att börja med, klipp tillägget. Pressmeddelandet måste ha högst en tilläggssida. Ingen kommer att slösa bort tid på fem stycken om du inte täcker något annat än andra världskriget. Du behöver detta (några av elementen har redan kommenterats):
   • FÖR OMEDELBAR SLÄPPNING ska visas högst upp på sidan, till vänster.
     • Om utgivningen är embargo, sätt "EMBARGADO TILL ..." med det datum historien kommer att publiceras. En release utan publiceringsdatum måste antagligen släppas omedelbart.
   • Rubriken, vanligtvis i fetstil, bör vara centrerad under det.
     • Om du vill, lägg en underrubrik i kursiv stil (gör rubriken kort).
   • Första paragrafen: Den viktigaste informationen. Det kan se ut som nyheter, eftersom det börjar med ett datum eller en plats där informationen kommer ifrån.
   • Andra (och troligen tredje) styckena : sekundär information. Den bör innehålla citat och fakta.
   • Standardinformation: mer om din företag. Vem är du egentligen? Vad är ditt CV? Vad är ditt mål?
   • Kontaktinformation: mer om författaren (förmodligen du!). Om dokumentet väcker någons intresse kommer de att försöka ta reda på mer om dig!
   • Multimedia: i den aktuella eran finns det alltid arbete att göra via Twitter.

2. 

   Skriv standardinformationen nedan för releaseutvecklingen. Det betyder att det nu är dags att inkludera information om ditt företag. När en journalist hämtar ditt pressmeddelande bör han eller hon naturligtvis nämna ditt företag i nyheterna. Journalister kan få information om företaget i detta avsnitt.
   • Titeln för detta avsnitt bör vara "About (Company XYZ)".
   • Använd ett stycke eller två efter titeln för att beskriva ditt företag. Varje stycke måste vara mellan 5 eller 6 rader. Texten behöver beskriva företaget, verksamheten och dess policy. Många företag har redan professionellt skrivna broschyrer, presentationer, affärsplaner etc. Denna inledningstext kan placeras här.
   • I slutet av detta avsnitt anger du din webbplats. Länken måste vara exakt och fullständig, utan att bädda in den, så att länken skrivs ut som den är. Till exempel: http://www.example.com och nej Klicka här för att besöka webbplatsen.
   • Företag som har en separat mediasida på sina webbplatser bör ange denna URL här. Mediesidan har vanligtvis kontaktinformation och presspaket.

3. 

   Lägg till din kontaktinformation. Om pressmeddelandet verkligen är nytt skulle journalister förmodligen vilja ha mer information eller intervjuer med personer som är associerade med pressmeddelandet. Om du är bekväm med idén kan kontaktinformation ges på pressmeddelandesidan. Till exempel, i händelse av en innovation kan du ge kontaktinformation för ditt forsknings- / ingenjörsteam till media.
   • Om inte, måste du ange information i din medieavdelning i avsnittet "Kontakter". Om du inte har ett team som ägnar sig åt denna roll måste du utse någon som fungerar som en länk mellan media och människor.
   • Kontaktuppgifterna måste begränsas och endast vara specifika för det aktuella pressmeddelandet. Kontaktuppgifterna måste innehålla:
     • Företagets officiella namn
     • Det officiella namnet på medieavdelningen och den personal som ska kontaktas
     • Kontorsadress
     • Fax och telefonnummer med stadskoder markerade
     • Mobilnummer (valfritt)
     • Tillgänglighetstider
     • Mejladresser
     • Webbplatsadresser

4. 

   Om möjligt, inkludera en länk till en online-kopia av samma release. Det är bra praxis att hålla en logg över alla dina pressmeddelanden på en webbplats. Detta kan underlätta produktionen av länkar, förutom att registrera för historiska ändamål.

5. 

   Skriv slutet på pressmeddelandet med tre hashtag-symboler ###. Centrera dem direkt under den sista meningen i dokumentet. Detta är ett journalistiskt mönster. Det ser ut som om du twitrar, men det är inte sant. Det är så det är gjort.

Tips

• Inkludera "var du hittar" i din release. Denna information baseras på vad du vill att allmänheten ska göra med den information du erbjuder. Vill du till exempel att läsare ska köpa din produkt? I så fall inkludera information om var produkten finns tillgänglig. Vill du att läsarna ska besöka din webbplats för att delta i en tävling eller lära sig mer om ditt företag? Ange sedan webbadressen eller ett telefonnummer.
• Lägg ditt företagsnamn i rubriken, underrubriken och första stycket i texten för att ge mer synlighet i sökverktyg och för journalister och läsare. Om du skickar en färdig kopia, inkludera företagets rubrik.
• Sök på internet för senaste pressmeddelanden för att förstå deras ton, språk och struktur.
• Anpassa varje pressmeddelande med namnet på medietypen och reportern som täcker det område som är relaterat till ditt ämne. Denna information finns på mediasidan. Att skicka samma pressmeddelande till flera olika mediekanaler visar att du tar "genvägar" istället för att fokusera på en viss marknad.
• Skicka din release via e-post och använd enkel formatering. Ett pressmeddelande som är för långt eller för färgglatt hjälper inte att få läsarnas uppmärksamhet; de distraheras av det. Skicka pressmeddelandet i e-postmeddelandet, inte som en bilaga. Om du behöver skicka en bilaga, gör det i txt-format. Word-dokument är acceptabla på de flesta datorer, men om du använder den senaste versionen (.docx), spara den i en tidigare version (.doc). I synnerhet tidningar har begränsade budgetar och har inte de senaste versionerna. Använd endast PDF-format om du skickar ett presspaket med många bilder. Skicka inte en handskriven och skannad fil - det är slöseri med tid. Skriv bara meddelandet direkt i e-postmeddelandet.
• Ett senare samtal kan hjälpa till att göra pressmeddelandet till fullständiga nyheter.
• Undvik att använda jargong eller specifika tekniska termer. Om precision kräver användning av en branschspecifik term, definiera den.
• Tidpunkten för pressmeddelandet är mycket viktigt. Det måste vara relevant och nyligen, och inte för gammalt eller avlägset.
• Använd rubriken som ämnet för e-postmeddelandet. Om du har skrivit en bra iögonfallande rubrik hjälper det ditt meddelande att sticka ut i utgivarens e-postruta.
• Slösa inte tid på att skriva rubriken tills släppet är klart. Tidningsredaktörer kommer att skriva den verkliga rubriken, men det är viktigt att skapa en attraktiv för utgåvan. Rubriken kan vara din enda chans. Håll det kortfattat och faktiskt. Du kommer att slösa bort tid på att skriva det innan du slutför release. Du vet fortfarande inte exakt vad din egen person eller intervjuade kommer att säga. När du är klar med ditt utkast kan du ändra huvudtexten eller inte. Först när utkastet är klart, skapa rubriken.

Varningar

• Inkludera alltid ett citat - helst från ledaren som är inblandad i pressmeddelandet. Texten måste ha ett aktuellt citat och måste vara sant. I vilket fall som helst är det viktigt att kontrollera om personen som citeras instämmer i citatet. Citatet gör det möjligt för en upptagen journalist att kunna förbereda en fullständig artikel utan att behöva intervjua personen.
• Kom alltid ihåg att många redaktörer är överväldigade och att team minskar. Om du kan göra livet enklare för dem är det mer sannolikt att din släpp publiceras. Pressmeddelandet kommer att publiceras med minimala utgåvor om det är skrivet med tanke på själva publikationen. Men om du fyller texten med reklamfraser och inte använder journalistiskt språk etc. är redaktören säker på att förakta din text och ta bort den. Alla säger att de är ledare. Slösa inte bort redaktörens tid. Platsen för företagsbeskrivningen finns i avsnittet ”om företag XX”. Glöm inte att ge korrekt och faktisk information.
• Artiklarna bör vara positiva och animerade så mycket som möjligt. Undvik fraser som "efter avgång från den tidigare presidenten för företaget" eller "efter en period av inaktivitet". Journalisten kan besluta att undersöka dessa problem istället för att skriva om ämnet för pressmeddelandet. Även om omständigheterna är helt ofarliga, som att lämna presidenten av hälsoskäl, kanske resultatet inte blir som förväntat.
• Ge inte kontakt med andra människor utan deras avtal. Dessutom måste personen vara tillgänglig vid alla arbetstimmar några dagar efter avslöjandet.
• När du skickar ett pressmeddelande, lägg inte ordet "pressmeddelande" i ämnesraden i e-postmeddelandet. Du kommer bara att smälta in i publiken. Försök att få redaktörens uppmärksamhet genom att göra ett attraktivt ämne, till exempel "Brand Co. vinner 30 miljarder dollar i statliga kontrakt."