Innehåll

• Steg
• tips
• varningar

Ett brev som bevisar anställning är ett formellt dokument, vanligtvis skrivet av en arbetsgivare för en sökande, i syfte att validera en anställds yrkesbakgrund. Brevet krävs vanligtvis när en person ansöker om ett lån, försöker hyra en fastighet, ansöker om ett nytt jobb eller behöver något bevis på nuvarande eller tidigare arbete. När du skriver dokumentet är det nödvändigt att förklara vem du är, kort sammanfatta den anställdes uppgifter och bevisa hans / hennes obligation, allt på officiellt brevhuvud och med din kontaktinformation, förutom en signatur. Läs de fullständiga anvisningarna nedan för att skriva brevet korrekt.

Steg

Del 1 av 2: Förbereda för att skriva brevet

1. 

   
   
   Tänk på orsaken till att du skriver brevet. Dokumentets innehåll och ton beror på vem som får det. Om du ska skriva ett brev till en finansinstitution är det bättre att välja en professionell ton och inkludera finansiell information som löner, provisioner och bonusar, till exempel. Å andra sidan, om du ska skriva till en tidigare anställd som letar efter en ersättare på marknaden, kanske du vill välja en mer vänlig ton och inte inkludera finansiell information.
   • Att förstå syftet med dokumentet hjälper dig att skriva ett brev som passar mottagarens behov.

2. 

   
   
   Tänk på vem som ska skriva brevet. Vanligtvis är anställningsbevis skrivet av chefer på anställdas vägnar. I så fall kommer en entreprenör att närma sig chefen och begära dokumentet för ett specifikt syfte. Å andra sidan kan den anställde skriva dokumentet på egen hand och be chefen att anpassa texten (vid behov) och underteckna den, vilket bevisar sanningen i det som skrivits. När det är möjligt bör arbetsgivaren skriva brevet.
   • Om du är en arbetsgivare kan du anpassa dokumentet till dina specifikationer och kontrollera meddelandet som vidarebefordras. Dessutom kommer du att ge mer sanning till det som skrivs. Nackdelen med detta alternativ är den tid det tar att skriva texten, eftersom du förmodligen har ett trångt schema eftersom du är en chef. Det är fortfarande möjligt att hålla dokumentet kort och kortfattat för att inte slösa för mycket tid.
   • Om du är anställd, ta chansen att diktera nödvändig information utan att bero på din arbetsgivare. Dessutom kan du ta av trycket från din chefs axlar - till exempel kan du skriva dokumentet göra din chef glad, eftersom han inte behöver skriva något åt ​​dig). Ändå måste han skriva under brevet och gå med på allt som skrivs. Om han inte håller med, gör nödvändiga anpassningar eller be honom skriva om dokumentet.

3. 

   
   
   Samla in nödvändig information. Efter att ha upptäckt dokumentets allmänhet och definierat vem som ska skriva brevet, samlar du bara vad som är nödvändigt för att slutföra texten.
   • Om du är arbetsgivare, prata med din anställd om vad han vill ha med brevet. Fråga vem mottagaren är, vad dokumentet är till för, när det måste levereras och vilken specifik information som måste inkluderas.
   • Om du är anställd har du redan all information du behöver för att skriva brevet, men det kan vara en bra idé att prata med din chef och fråga honom vad han förväntar sig av ett anställningsbevis för att säkerställa att han kommer att underteckna dokumentet.

Del 2 av 2: Skriva brevet

1. 

   Använd officiellt brevhuvud. Det är mycket viktigt att använda en professionell företagsroll för att säkerställa att dokumentet är officiellt. Som chef har du antagligen redan den roll som finns tillgänglig; som anställd måste du be företaget använda det officiella papperet. Tanken är att legitimera dokumentet och få mottagaren att tro på brevets innehåll.
   • Om det inte finns ett tillgängligt brevhuvud, gör du en rubrik för dokumentet i en textredigerare. Inkludera ditt företags namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Skriv också information om vem som skriver brevet (inklusive position) och datum.

2. 

   Adressera brevet på ett mycket specifikt sätt. Om du känner mottagarens namn, adressera dokumentet direkt till honom. Om du inte vet vem som ska läsa dokumentet, skicka det till organisationen och förklara ämnet för brevet.
   • Om du till exempel känner till adressen och namnet på den person du ska skicka brevet till, skriv detta under rubriken, tillsammans med en lämplig hälsning, till exempel "Kära".
   • Om du inte vet vem du ska skicka brevet till, skicka det till en allmän avdelning, med en extra rad som förklarar ditt syfte. Om du till exempel ska skicka dokumentet till en finansinstitution för att hjälpa en underordnad att få ett lån, adressera dokumentet till institutionens lokala huvudkontor med följande ämnesrad: "Dokument som visar anställningsförhållande med syftet att få en lån." Kom ihåg att inkludera en "Den som är intresserad kan" hälsning.

3. 

   Förklara vem du är. I första stycket i brevet, berätta vem du är och vad dokumentet är till för. Inkludera din position i företaget, hur länge du har arbetat där och hur länge du har känt den anställd för vilken du skriver brevet. Även om du kommer att skriva som anställd är det viktigt att skriva dokumentet som om det hade skrivits av din arbetsgivare, trots allt kommer han att underteckna brevet.
   • Ett exempel: "Jag heter Carlos Roberto och jag är Senior Vice President of Sales på ABS Company. Jag har haft befattningen i över 12 år och João de Paula har varit min underordnade i sju år. Jag är för närvarande hans direkta handledare och jag har varit under de senaste fyra åren. "

4. 

   Inkludera jobbverifiering. Nästa stycke ska sammanfatta den anställdes arbete i företaget, med startdatum, nuvarande position, om jobbet är tillfälligt eller permanent och om han fortfarande arbetar för dig eller inte. Inkludera anställdas ekonomiska information om det behövs.
   • Ett exempel på ett stycke: "Detta brev är avsett att bekräfta anställningen hos den anställda hos Mr. So, som har arbetat med oss ​​i sju år. Hans anställning började den 7 september 2003. Han innehar befattningen som Associated Sales Director, en fast position i företaget, sedan 7 januari 2011 ".
   • Ett annat exempel: "Det här brevet är avsett att bekräfta att Tal-anställden har varit i ABC i sju år. Hans kontrakt började den 7 september 2003 och slutade den 7 januari 2011. Han tillträdde som tjänstledare Försäljningsassistent under den perioden, arbetar heltid och fick en månadslön på R $ 5400. "

5. 

   Sammanfatta arbetarens skyldigheter. Det här stycket beskriver din anställds uppgifter hos företaget, användbar information om han behöver brevet för att ansöka om ett nytt jobb. Så mycket som dokumentet inte är ett rekommendationsbrev, att ge positiv feedback kommer inte att skada dig. Du får ett bättre rykte som arbetsgivare och hjälper din anställd (eller tidigare anställd) att nå något.
   • Ett exempel på ett stycke: "Anställdens skyldigheter på ABC var som följer: han var ansvarig för att sälja radiatorer i storstadsregionen São Paulo, förutom att han fick en ledarposition, där han var ansvarig för att motivera säljteamet, som beroende på säsong hade han mellan sju och nio personer. Han skulle också garantera kundtillfredsställelse, hantera klagomål och inrätta säljrapporter per månad. "

6. 

   Undvik att dela olaglig eller känslig information. Det finns några regler för sunt förnuft och takt vad du kan och inte kan skriva i ett anställningsbrev. Till exempel är det en bra idé att endast tillhandahålla den information som den anställde samtycker till, så länge du är uppriktig och i god tro. Du är inte skyldig att skriva brevet om du inte vill, särskilt om du tror att du måste ljuga när du vittnar om entreprenörens egenskaper eller om hans uppsägning inte skedde på goda villkor.

7. 

   Inkludera din kontaktinformation. Det sista stycket i dokumentet bör innehålla arbetsgivarens kontaktinformation, om mottagaren vill ställa frågor eller svara på frågor. Uppenbarligen gör det klart att du kan kontaktas vid behov.
   • Exempelvis kan kontaktparagrafen vara: "Om du har några frågor eller behöver mer information, tveka inte att kontakta mig på [email protected] eller på telefonen (XX) xxxx-xxxx".

8. 

   Signera brevet och skicka. När texten är färdig, underteckna brevet enligt företagets regler och skicka det. Om du föredrar, ge det till proffsen att skicka på egen hand.
   • Stäng brevet med "Vänliga hälsningar" eller "Mina hälsningar".
   • Underteckna alltid brevet med en officiell signatur och din position i företaget.
   • Inkludera de officiella stämplar eller kontroller som företaget normalt använder på dokument.

tips

• I vissa viseringsansökningsprocesser är det nödvändigt att skriva om en position som den anställde kommer att ha om visumet släpps. Du kan behöva gå närmare i detalj om vikten av personens viseringsansökan.
• Vissa företag har sina egna proffs för att utföra medarbetarverifiering, medan andra har specialmallar för brev. Om du är osäker, bekräfta med personalavdelningen.
• Vissa anställda ber arbetsgivaren formulera brevet så att de kan skriva under det senare. Om du gör en sådan begäran, läs dokumentet noggrant innan du undertecknar det.

varningar

• Inkludera finansiell information endast om arbetsgivaren begär dem. Om du är anställd och skriver ditt eget brev, inkludera all information du tycker är nödvändig.
• Ta inte med din arbetsgivares personliga information såvida han eller hon inte godkänner dig att göra det.
• Om den anställde som begärde brevet inte längre fungerar för dig, skriv inte om varför han lämnade, även om han var vänlig.