Innehåll

• Steg

Kostnadsanalysen representerar en av fyra ekonomiska bedömningar (de andra tre är kostnadsnyttan, kostnadseffektiviteten och kostnadsnyttan). Processen att göra det, som namnet antyder, är inriktat på kostnaderna för att genomföra ett program utan att ta hänsyn till det slutliga resultatet. Kostnadsanalys är ett viktigt första steg innan man går vidare till andra typer av ekonomiska studier för att avgöra om ett potentiellt projekt är möjligt eller lämpligt.

Steg

Metod 1 av 3: Definiera omfattning och syfte

1. 

   Bestäm om en kostnadsanalys är nödvändig. Studiens fokus kommer att bero på dess syfte. Av denna anledning, innan man överväger analysens bredd, är det nödvändigt att definiera vilka frågor hon måste ha svarat i slutet.
   • Om du gör en kostnadsanalys bara för att ställa in budgeten eller planera framtiden strategiskt, kan det vara möjligt att inkludera hela organisationen i studien.
   • Å andra sidan, ett striktare eller specifikt syfte (som att bestämma om fakturan eller kvantiteten för en tjänst kommer att kräva en kostnadsanalys som endast är relaterad till de specifika kostnaderna).

2. 

   
   
   Identifiera perspektivet för kostnadsanalysen. Förutom att bestämma orsakerna till studien måste du också veta från vem kostnaderna kommer att analyseras. Detta avgör vilka data som ska samlas in och hur de kommer att klassificeras.
   • Du kan till exempel vara intresserad av kostnaden för kunderna för att erbjuda en viss tjänst. Du måste se kostnaderna ur deras perspektiv, med hänsyn till det betalade beloppet (eller som ska betalas i framtiden) för tjänsten, transport till platsen och andra frågor.
   • Om du bara vill titta på kostnaden för programmet i förhållande till företaget, titta bara på organisationskostnader på ett generellt sätt. Det är också möjligt att analysera möjlighetskostnader, eftersom när man bestämmer om erbjudande av en viss produkt innebär att det blir omöjligt att erbjuda andra program.

3. 

   
   
   Skill dina erbjudanden. Ditt sätt att beskriva befintliga program avgör hur utgifterna kommer att fördelas i kostnadsanalysen. Om företaget arbetar med mycket olika program kan divisionen vara uppenbar. Om de överlappar eller delar resurser bör du dock ange sätt att separera dem.
   • Program som överlappar varandra kan analyseras tillsammans utan separering. Välj den som är mest förnuftig i ditt företags verksamhet och undvik dubblering av ansträngningar när det är möjligt.
   • För att avgöra vilka program som ska separeras, titta på de tjänster som erbjuds av var och en, samt nödvändiga resurser och till vilka de kommer att erbjudas. Om två av dem är identiska i två eller tre av dessa dimensioner är det troligt att de ska behandlas som samma program i kostnadsanalysen.

4. 

   
   
   Definiera perioden som ska analyseras. Deras sätt att kategorisera och beräkna kostnader varierar oavsett om analysen är långsiktig (månader eller år) eller kortvarig (veckor eller ens en enda ansökan).
   • Om du försöker bestämma om du till exempel ska betala för en viss tjänst, måste du först bestämma produktionskostnaderna. Därefter gör du en långsiktig kostnadsanalys för att avgöra om företaget kan övervinna den potentiella förlusten av att erbjuda den.
   • Det är oftast bäst att välja en period för vilken du kan få korrekt inkomstdata, snarare än uppskattningar. Detta hjälper om det finns planer på att använda kostnadsanalys som grund för ytterligare ekonomisk utvärdering.

Metod 2 av 3: Kategorisering av kostnader

1. 

   Granska tidigare rapporter, om tillgängliga. Om företaget har gjort kostnadsanalyser tidigare, använd samma eller liknande metoder för att kategorisera dem. Genom att upprätthålla denna kontinuitet kan rapporterna jämföras, vilket gör dem mer användbara över tid.
   • Du kan till och med leta efter kostnadsanalyser från närliggande företag som har implementerat program eller erbjudit liknande tjänster.

2. 

   Lista alla direkta kostnader för programmet som analyseras. Dessa inkluderar löner och förmåner för teammedlemmar, förnödenheter och material samt viktiga möbler och strukturer. Beroende på vilken typ av program eller tjänst som erbjuds kan du fortfarande ha kontrakt, licensiering eller försäkringskostnader.
   • Direkta kostnader är specifika för programmet eller tjänsten som utvärderas i din analys - de delas inte med andra sektorer.
   • Omkostnader som hyra, el och vatten kan vara en direkt kostnad om programmet eller tjänsten har sin egen plats.

3. 

   Inkludera indirekta kostnader. Dessa inkluderar löner och generella fördelar med administration och förvaltning, infrastruktur, utrustning och allt annat som delas av flera program eller tjänster. Vad som kategoriseras som indirekta kostnader beror på hur programmen eller tjänsterna har separerats i företaget.
   • Slutligen, när man beräknar kostnaderna för ett visst program eller tjänst, är det nödvändigt att göra fördelningen.

4. 

   Organisera kostnader för att återspegla syftet med analysen. För ditt ändamål bör din rapport vara användbar för företaget. I stället för att förlita sig på breda finansiella kategorier, använd dem som exakt reflekterar hur analysen kommer att användas.
   • Bland de vanligaste kategorierna kan personalkostnader, driftskostnader och startkostnader ingå. Inom var och en av dem är det nödvändigt att identifiera vilka utgifter som är direkta och vilka som är indirekta.

Metod 3 av 3: Beräkning av kostnader

1. 

   Samla in finansiell information och register. För varje typ av kostnad som ska inkluderas i analysen, ange var informationen som behövs för att beräkna den kommer från. Om någon av dem behöver uppskattas, registrera var informationen som gör dem tillförlitlig kommer att erhållas.
   • Använd faktiska kostnadsdata när det är möjligt. Detta ökar användbarheten och tillförlitligheten för din slutanalys.
   • För uppskattningar, leta efter tillförlitliga källor som kan tillämpas så specifikt som möjligt. Om det är nödvändigt att uppskatta lönebetalningen, använd t.ex. de genomsnittliga skattesatserna på den lokala marknaden istället för den nationella.

2. 

   Lägg till de direkta kostnaderna för programmet. Lägg till lön, leveranser, material och andra utgifter som gäller för programmet som analyseras med den hittills samlade informationen. Förläng dem över den period som studien har observerat.
   • Om du gör en långsiktig kostnadsanalys, beräkna dina direkta utgifter varje vecka eller månad och sedan utöka den.
   • Kom ihåg att när du beräknar personalkostnaderna inkluderar utgifterna (eller beloppet) för förmåner som erbjuds aktiva anställda i programmet.

3. 

   Analysera de indirekta kostnaderna i programmet som studeras. För denna separering, bestämma hur mycket var och en kan delas mellan olika sektorer. Beräkna därefter andelen av den kostnad som används av programmet.
   • Anta till exempel att du fördelar lönen till personaldirektören. Eftersom det är ett personalområdes ansvar är det vettigt att dela upp lönerna med antalet personer som är närvarande i teamet. Om det totalt är tio anställda, varav två är dedikerade till den tjänst som analyseras, kan du separera 20% av programledningens lön i din kostnadsanalys.

4. 

   Beräkna avskrivningar på tillgångar. Om företagets tillgångar (inklusive möbler, utrustning eller strukturer) används för att implementera programmet eller tillhandahålla den tjänst som analyseras, är det nödvändigt att redovisa dess avskrivning i de totala kostnaderna.
   • Att beräkna avskrivningar kan vara en komplicerad process. Om du inte har någon erfarenhet inom detta område, räkna med hjälp av en professionell revisor.

5. 

   Ta hänsyn till dolda kostnader. Beroende på organisationen och programmet som analyseras kan det finnas ytterligare utgifter som inte dyker upp på några budgetblad eller finansiella rapporter. Att inkludera uppskattningar av dessa värden ger din studie större trovärdighet.
   • Om du till exempel gör en ideell organisations programkostnadsanalys kan dolda utgifter inkludera det uppskattade antalet frivilliga timmar, donerade material eller utrymmesdonation.
   • Dolda kostnader kan också inkludera möjlighetskostnader. Att till exempel öppna ett program kan påverka företagets förmåga att erbjuda andra.

6. 

   Dra slutsatser baserade på resultaten. Kom ihåg den ursprungliga förutsättningen för din kostnadsanalys och definiera vilka åtgärder som ska vidtas. Du kan inkludera prognoser eller uppskattningar av framtida kostnader i samband med programmet eller tjänsten.
   • Åtminstone bör kostnadsanalys ge företaget en exakt bild av hur mycket det kostar att genomföra programmet eller erbjuda en viss tjänst.
   • Kostnadsanalysen kan också väcka andra frågor, vilket indikerar att ytterligare studier är nödvändiga innan det slutliga beslutet fattas.