Innehåll

• Steg
• Tips
• Varningar

Du har just blivit vald eller utsedd till sekreterare för den kommitté som du tillhör. Grattis! Vet du hur man spelar in, förbereder och presenterar protokoll? Det spelar ingen roll om du följer lagstiftningsbibeln Uppdaterade Robert Orderregler eller skriva protokoll i mindre formella inställningar, här är de viktiga metoderna att följa.

Steg

Del 1 av 4: Förberedelse

1. 

   Känn din organisations mötesregler. Om sekreteraren förväntas göra formella protokoll, fråga om gruppen följer Roberts ordningsregler eller någon annan officiell guide. I mer informella inställningar, fråga vad som ska ingå i protokollet eller hur de kommer att användas.
   • Du behöver inte bekanta dig med de fullständiga uppdaterade ordningsreglerna, men att få en kopia eller låna en kan vara till hjälp när du svarar på specifika frågor.
   • Känn din roll också. Vissa protokollssekreterare deltar inte i mötet, medan andra tar protokoll och bidrar till diskussionen. Oavsett vad som är fallet bör sekreteraren inte vara någon med en annan viktig roll, till exempel facilitator eller president.

2. 

   
   
   Förbered en modell först. Protokollet från varje möte upprepar lite information, så en mall skapar ett konsekvent format för enkel referens. Inkludera åtminstone utrymme för följande information:
   • Organisationens namn.
   • Typ av möte: är det ett regelbundet, vecko- eller årsmöte, ett mindre kommittémöte eller ett särskilt syfte?
   • Datum, tid och plats. Lämna utrymme för start- och sluttiderna (planerad och uppskjuten).
   • Namn på ordförande eller ledare för mötet och sekreterare (eller suppleanter).
   • Lista över "gåvor" och "frånvarande". Observera om det finns kvorum (tillräckligt många människor för att rösta).
   • Ett utrymme för din signatur. Som ansvarig för protokollet kommer du alltid att underteckna ditt arbete, och en extra signatur kan krävas efter protokollets godkännande, beroende på din organisations policy.
   • En dagordning, om en sådan tillhandahålls. Om ordföranden eller handledaren för mötet inte har bett dig att utarbeta en dagordning bör han ha en tillgänglig som hjälper dig att organisera dina anteckningar om mötet.

3. 

   
   
   Ta med dig en anteckningsbok eller anteckningsbok. Välj något du är bekväm med. Om du ska skriva protokoll ofta ska du avsätta en anteckningsbok för det ändamålet eller skapa en mapp på din dator.
   • Om du har tagit protokoll vid ett tidigare möte och de ännu inte har skickats in för godkännande, ta dem också med dig.
   • Även om en inspelare kan hjälpa dig att transkribera minuter senare är den inte en ersättning för anteckningar. Om du ska spela in mötet, se om alla närvarande är överens och inte ge efter för frestelsen att transkribera det ord för ord.
   • Att lära sig stenografi kommer att påskynda anteckningsförfarandet, men det är inte nödvändigt att kunna skriva ner varje ord för att producera minuter. I själva verket bör du undvika att göra det.
   • Om du blir ombedd att göra anteckningar offentligt under mötet, använd en projektor eller en presentation och ta anteckningarna hem efteråt utan att suddas ut, så att du kan använda dem för att skriva in protokollet.

Del 2 av 4: Anteckningar om mötet

1. 

   
   
   Dela ut en närvarolista. När alla är närvarande, dela ut ett papper (eller mer, för större möten) med plats för varje person att skriva sitt namn och kontaktinformation. Du kan använda den här listan efter mötet för att fylla i presentavsnittet i din modell eller bifoga listan själv till hela protokollet.
   • Om du inte känner till många av de närvarande, skissera en tabell över platser och fyll i den medan du ber var och en att presentera sig. Håll det till hands när du gör en anteckning så att du kan ringa personer med namn när så är lämpligt, vilket kommer att diskuteras nedan.

2. 

   Fyll i så mycket av din mall som möjligt. Medan du väntar på att mötet ska börja, skriv ner organisationens namn, datum och plats för mötet och typ (t.ex. varje vecka, ett särskilt kommittémöte etc.). Registrera starttiden när den startar.
   • Om du inte har en mall, registrera den informationen högst upp i dina anteckningar.
   • Om mötet anordnades för ett särskilt ändamål eller vid en speciell tid, spara anteckningen som skickades för att meddela medlemmarna och bifoga den till protokollet efter transkribering av dem.

3. 

   Skriv ner resultatet av den första rörelsen. De flesta formella möten börjar med ett förslag om att anta en dagordning, så detta steg kommer att använda denna procedur som ett exempel. Om mötet börjar med en annan rörelse, skriv ner all information som är relevant för det:
   • Förslaget stavas vanligtvis med början med "Jag föreslår". Vanligtvis "föreslår jag antagande av denna agenda".
   • Förslagsställarens namn (personen som föreslog förslaget).
   • Resultatet av omröstningen. Om det är positivt, skriv "motion accepterad". Annars skriv "rörelse avvisad".
   • Du kan be om att längre rörelser skickas skriftligen om du inte kan skriva ner dem ordentligt. Om detta problem är frekvent, fråga mellan mötena om denna policy kan göras officiell för rörelser med mer än ett visst antal ord.
   • Om du har utarbetat dagordningen kan du vara förespråkare för det förslaget och protokollets sekreterare. Det finns inga problem att registrera dina egna handlingar så länge du är objektiv.

4. 

   Skriv ner alla andra rörelser som kommer upp under mötet. Lyssna noga på alla diskussioner, men om inte annat anges ska du inte spela in dem. När en ny rörelse görs, skriv ner relevant information.
   • Kom ihåg att varje rörelse måste innehålla dess exakta ord, förslagsställarens namn och resultatet av omröstningen.
   • Vissa förslag måste stödjas innan man fortsätter att rösta. Om någon säger "Jag stöder rörelsen" eller något liknande, skriv ner personens namn som en anhängare.
   • Om du inte vet namnet på förespråkaren eller behöver förslaget att upprepas, avbryt mötet artigt för att fråga. Att skriva ner informationen korrekt är tillräckligt viktigt för att motivera ett litet avbrott.
   • Om en motion får ett ändringsförslag, ändra bara ordet i motionen i dina anteckningar. Det är inte nödvändigt att notera att ett ändringsförslag har inträffat, såvida det inte är kontroversiellt och väcker mycket diskussion.

5. 

   Lyssna på rapporterna och få kopior av dem. När en rapport, nyheter eller liknande läses upp, anteckna namnet på dokumentet och vem som läser det eller den underkommitté som utarbetat det. Om en rörelse följer läsningen, spelar du in den som du skulle gjort med någon annan.
   • Det är mer praktiskt att få en kopia i slutet av mötet. Gör en anteckning för att be läsaren eller mötesledaren om en kopia senare och bifoga kopian till det transkriberade protokollet.
   • Om inga kopior finns tillgängliga, notera var originaldokumentet förvaras. Du kan behöva be om denna information efter mötet.
   • Om en medlem gör en muntlig rapport istället för att läsa ett dokument, skriv en kort och objektiv sammanfattning av rapporten utan att gå i detalj eller citera talaren bokstavligt.

6. 

   Spela in de åtgärder som tagits eller flaggats. Detta inkluderar att kontrollera de uppgifter som tilldelats vid det senaste mötet och nya åtgärder. Stannade någon för att skriva ett brev? Skriv ner personens namn och instruktioner.
   • Beroende på formaliteten i mötet kan många av dessa åtgärder falla under klassificeringen av "rörelser". Vid mindre formella möten kan det vara nödvändigt att hålla öronen öppna för mindre tydligt organiserade beslut.
   • Nämn kort resonemanget bakom ett beslut, om ett sådant ges.

7. 

   Registrera alla ordningspunkter och beslut. När en invändning mot ett förfarande görs, skriv ner den fullständiga invändningen och dess grund, samt hela beslutet som fattats av presidenten.
   • Inkludera eventuella hänvisningar till Roberts ordningsregler, organisationspolicyer eller företagsprotokoll.

8. 

   Skriv bara sammanfattningar av diskussioner om så önskas. Officiellt registrerar protokollet vad som var Gjort, inte vad som var saUppfyll dock alla specifika önskemål som organisationen gör till dig.
   • Var så objektiv som möjligt när du spelar in diskussioner. Inkludera specifika punkter, inte åsikter, och minimera användningen av adjektiv och adverb. Ditt mål är att skriva på ett torrt, faktiskt och tråkigt sätt!
   • Ge inte personer namn under diskussionssammanfattningen. Det är särskilt viktigt att inte göra detta i heta diskussioner som kan störa dig.

9. 

   Fäst ändarna i slutet av mötet. Skriv ner tiden det slutade och kom ihåg att få kopior av rapporter eller påminna någon om att skicka dem till dig.
   • Ta en titt på dina anteckningar för att se om något saknas eller behöver förtydligas. Om du behöver fråga någon om något, gör det innan personen lämnar.

Del 3 av 4: Transkribering av protokollet

1. 

   Börja denna process så snart du kan. Det är bäst att transkribera de officiella protokollen omedelbart efter mötet, när händelserna fortfarande är fräscha i ditt sinne.

2. 

   Använd en dator för att skriva anteckningar för mötet. Du kanske redan har gjort det om du använde en anteckningsbok. Spara dina anteckningar och starta ett nytt dokument på några minuter så att du kan jämföra de två sakerna sida vid sida.

3. 

   Formatera dina anteckningar i organiserade stycken. Varje ny rörelse, beslut eller ordning måste vara i sitt eget stycke. När du formaterar dem, se till att:
   • Du använde rätt stavning och grammatik. Använd en stavningskontroll om du behöver det.
   • Han använde samma tid i hela texten. Använd det perfekta förflutna eller nuet, men alternera inte dem i samma dokument.
   • Det var så objektivt som möjligt. Din åsikt ska inte visas i protokollet, eftersom du vill skapa en objektiv post som alla kan använda.
   • Han använde ett enkelt och exakt språk. Alla vaga språk måste ersättas med exakta ord och de utsmyckade beskrivningarna måste tas bort.
   • Den innehöll endast de vidtagna åtgärderna, inte diskussionerna. Om du inte blir ombedd att skriva ner diskussionerna, fokusera på vad som var Gjort, inte vad som var sa.
   • Han numrerade sidorna för enkel referens.

4. 

   Dela ut ett protokollutkast till ledamöterna. Skicka en kopia till var och en med kontaktinformationen på närvarobladet. Om du inte har denna information bör mötesledaren kunna kontakta dig.

5. 

   Få godkännande av protokollet. Du kan bli ombedd att läsa den högt vid nästa möte och skicka den för godkännande. Om rörelsen godkänns, skriv ner den.
   • Om protokollet korrigeras innan de godkänns, gör du ändringar i dokumentet och anger i slutet att protokollet korrigerades utan att beskriva de specifika korrigeringarna.
   • Om en motion görs för att korrigera protokollet efter att de har godkänts, inkludera de exakta orden i den rörelsen i relevant protokoll och huruvida den har godkänts eller inte.

Del 4 av 4: Använda en mall för mötesprotokoll

1. 

   Gå till en mötesmallwebbplats. Dessa färdiga mallar sparar tid för att organisera minuter och förhindrar fel.

2. 

   Tillbringa tid på att titta på varje webbplats. Använd deras sökfunktioner och gå igenom alternativen för att hitta den bästa för dig.
   • Om du behöver en specifik modell, till exempel allmän eller standard, sök på webbplatserna efter dina specifika behov och ladda ner modellerna genom att klicka på lämpliga knappar. Spara dem på en lätt att hitta plats så att du inte tappar dem.

3. 

   Öppna filen. När du har laddat ner den packar du upp den och öppnar den i Microsoft Word eller Excel. För att förbättra kvaliteten och användarvänligheten, använd den senaste versionen av Microsoft Word, eftersom det blir lättare att hålla det uppdaterat och låta dig dra nytta av nya funktioner.

4. 

   Lägg till din företagslogotyp och copyright i rubriken. Ta bort provlogotypen, men inte utan att först läsa de användarvillkor som du fick modellen från. Det finns ju inget behov av juridiska problem, eller hur?

5. 

   Ändra titeln. I titelområdet markerar du orden "Meeting / Group" och skriver titeln på dina protokoll.

6. 

   Ändra temat (valfritt). För att göra din minutsmodell vackrare och mer professionell, överväga att ändra färger eller välja ett färdigt tema. Det är enkelt: hitta fliken "Sidlayout" och följ den till avsnittet "Färger och teman". Där kan du anpassa utseendet på din modell och till och med få den att matcha färgerna på din företagslogotyp.

7. 

   Namnge delarna av mallen. Det bör finnas flera fältnamn i hela modellen. Du kan behöva mer eller mindre, eller så gillar du fortfarande inte hur sektionerna heter. Anpassa dem för att möta dina mötesbehov.

8. 

   Spara mallen i din anteckningsbok så att du kan ta den till möten och börja göra protokoll. Om du fortsätter att använda Microsoft Office blir det snabbt och enkelt och du kan följa mötet ännu mer organiserat och mer exakt än tidigare. Alternativt kan du skriva ut din mall för att skriva ner den för hand, men behålla fälternas höjder så att du kan lägga in så mycket information som du behöver.

9. 

   Granska din modell. Grattis! Mallen till mötesprotokollet är komplett. Din produktivitet och noggrannhet under möten förväntas öka exponentiellt, nu när du har en modell för att vägleda dig och organisera dina tankar. Som med alla projekt, granska detaljerna för att se om något saknas eller är förvirrande. När du är säker på att allt är i ordning kommer du att ha avslutat din modell och vara redo för nästa möten.

Tips

• Ange protokollet direkt efter att mötena är över, eftersom det är bäst att behålla dem medan händelserna fortfarande är fräscha i åtanke. Det är också viktigt för deltagarna att få en kopia av de åtgärder de behöver vidta så snart som möjligt efter att mötet är över.
• Sitt så nära mötesledaren som möjligt så att du kan höra allt och be om förtydligande utan att behöva höja rösten.
• Förvara protokollet på en säker plats.
• Be folk skriva ner sina rörelser så att de inte behöver registrera dem på plats.
• Var inte rädd att avbryta och be om förtydligande när som helst.
• Protokollet är mycket viktigt: de förvaras och kan användas år senare. Om problemet till exempel är lagligt kan någons rykte bero på minuter.
• Läs några delar av Uppdaterade Robert Orderregler, särskilt avsnittet som talar om att vara sekreterare.
• Skriv ner saker när de händer. Om samma ämne kommer upp två gånger, gruppera inte det tillsammans.

Varningar

• Lägg inte för många detaljer i protokollet. Även om du blir ombedd att spela in diskussioner, håll dem så korta och objektiva som möjligt. Begränsa dig själv för att bara rapportera de viktigaste punkterna som uppstår, annars blir du överväldigad och fyller dokumenten med onödiga detaljer.
• De personliga tolkningarna och känslorna hos den person som är ansvarig för protokollet borde inte registreras.
• Om en del av mötet är konfidentiellt, Nej att rapportera. Skriv istället att "styrelsen rapporterade att diskussionen var konfidentiell. Den spelades därför inte in."
• Om du blir ombedd att spela in en konfidentiell diskussion, till exempel ett möte mellan en advokat och din klient, gör det på en minut separerat och håll det borta från bolagsstämmans protokoll. Markera det som konfidentiellt och gör det klart vem som kommer att ha tillgång till det.