Innehåll

• Steg
• tips
• Nödvändiga material

Att organisera kontorsfiler är en ork, särskilt om du har många dokument. Fortfarande behöver processen inte vara komplicerad eller smärtsam. Genom att planera i förväg och installera ett arkiveringssystem kan du organisera dina dokument så att du alltid kan hitta det du letar efter utan att lida. Efter att ha genomfört systemet, följ bara det och håll dig organiserad. Kom igen?

Steg

Metod 1 av 3: Utveckla ett system

1. 

   
   

   

   Ashley Moon, MA
   Professionell arrangör

   Vår expert instämmer i: organisera papper som lämnar de mest brådskande uppgifterna, till exempel räkningar och blanketter som måste skickas. De som kommer att behöva fyllas i framtiden, till exempel inkomstskatt, är i mittenavsnittet. Det här avsnittet bör innehålla de dokument som du slutligen använder ibland, till exempel manualer och kataloger. Organisera papper i lådor; lägg varje typ av dokument i en låda och alltid i ordning från de viktigaste till minst viktiga.

   
   

2. 

   Läs alla dokument. När du separerar lösa papper som ska arkiveras, läs dem en och en och bestäm i vilken kategori eller underkategori du ska lagra dem. Detta gör det lättare att organisera dina dokument och spara tid genom att läsa dem bara en gång.
   • När du analyserar varje objekt, bedöma det verkliga behovet av att behålla det i dina filer. Om du redan har löst situationen och inte behöver någon registrering är det bäst att kassera dokumentet i fråga.

3. 

   
   
   Vik ut alla dokument. Papper som mottagits via post vikas vanligtvis i kuvert. Ta och öppna allt för att kunna arkivera, organisera arken så att de staplas jämnt.
   • Ta reda på om du behöver förvara ett kuvert. I de flesta fall är de onödiga och kan kasseras utan problem. Om du av någon anledning tror att du kommer att behöva leveransbevis, häftar du kuvertet i dokumenten och förvarar allt.
   • Häfta papper för att förhindra att delar av ett dokument separeras eller går förlorade. Klämmor är bättre än klipp, eftersom de passar jämnare och inte riskerar att separeras av misstag.

Metod 3 av 3: Förvara filerna

1. 

   
   
   Skapa en "till arkiv" -korg. När posten anländer eller nya pappersarbeten skapas, lägg den i en korg för att arkivera den så snart som möjligt. Köp en tillräckligt stor behållare och lämna den på ditt bord, identifierad med namnet "Att arkivera". På så sätt går du inte vilse.

2. 

   Avsätt tid för arkivering. Det är en bra idé att avsätta tider på dagen eller veckan för att fokusera på arkivering av nya dokument. Om detta är en del av din rutin är det osannolikt att du kommer att sluta med ackumulerat arbete.
   • Börja till exempel med att separera en halvtimme från jobbet för att arkivera papper för dagen. Om det inte räcker, planerar du två halvtimmar under dagen, en före lunch och en före dagen.
   • Upprepning och konsistens är avgörande för framgång.

3. 

   Skapa ett system som alla kan förstå. Om du är den enda som använder filerna är det enkelt att hålla ordningen. Om andra å andra sidan behöver manipulera med filerna är det viktigt att få dem att förstå och följa det skapade systemet. Det finns ingen mening med att organisera dig själv om andra inte kan göra samma sak som du.
   • Det kan vara mer effektivt att vara redo att ta bort nödvändiga filer och överlämna dem till andra anställda. När de är färdiga med att be, be dem att returnera det till dig för att arkivera dem igen. Så undviker du misstag.

4. 

   Förvara viktiga dokument på ett säkert ställe. Vissa specialmaterial måste förvaras i specifika och separata miljöer. Till exempel måste vissa papper förvaras i en säker eller eldfast låda. Det kan vara en bra idé att förvara vissa dokument i ett bankvalv eller på din advokats kontor.

5. 

   Granska filerna ofta. Avsätt årlig tid (eller oftare om det behövs) för att granska filerna och bestämma vad som måste bevaras eller vad som kan kasseras (eller flyttas till en plats utanför webbplatsen). Om något aldrig används igen, finns det ingen anledning att behålla det, eller hur? Om du å andra sidan inte kommer att använda ett dokument ofta, men du kanske behöver det som en post, behåll det.

tips

• Den här artikeln handlar om organisering och arkivering av fysiska kopior av korrespondens, konton och annat tryckt material, men de presenterade principerna fungerar också för att organisera digitala filer. Använd mappar och undermappar för att organisera elektroniska filer på samma sätt som du skulle göra.

Nödvändiga material

• Garderob.
• Avstängda filmappar.
• Mappar.
• Häng taggar.
• Permanenta markörer.