Innehåll

• Steg
• Frågor och svar från gemenskapen
• Tips

Andra avsnitt

Även om de inte används så ofta idag, är en faxmaskin fortfarande en viktig anordning för att snabbt och effektivt överföra viktiga dokument, formulär och handskrivna anteckningar, särskilt i kontorsmiljö. En fax använder en aktiv telefonlinje för att skicka och ta emot dokument, och att använda en är lika enkelt som att ringa ett telefonnummer. När du väl har ställt in din faxmaskin ordentligt och bekantat dig med metoderna för att skicka och ta emot ett fax skickar du dokument enkelt på nolltid!

Steg

Del 1 av 3: Ställa in din faxmaskin

1. 

   Placera faxmaskinen. Placera faxmaskinen på en plan yta nära eluttag och ett telefonuttag. Se till att pappersmatningen är vänd utåt. Detta hjälper till att förhindra att inkommande fax och skannade dokument fastnar mellan väggen och maskinen och förhindrar att de skadas.

2. 

   
   
   Anslut strömkällan. Anslut faxmaskinen till närmaste vägguttag. Se till att anslutningen är sund och att kontakten passar ordentligt i uttaget. När faxmaskinen är ansluten till strömkällan, se till att den förblir avstängd under resten av installationen.

3. 

   
   
   Säkra telefonlinjen. En fax använder en telefonlinje för att skicka och ta emot data för att skapa och skriva ut dokument. De fungerar inte via en internetbaserad telefonlinje. Se till att du har en aktiv telefonlinje och ett telefonnummer för faxmaskinen så att din maskin kan sända och ta emot signaler för att skapa dokumenten.
   • Ring din kabel- och telefonleverantör för att ställa in en fast telefon om det behövs.

4. 

   
   
   Anslut telefonkabeln. En vanlig telefonkabel bör anslutas till faxmaskinens telefonuttag, som vanligtvis finns på maskinens baksida. Den andra änden av sladden ska fästas direkt i närmaste telefonuttag i väggen. Kontrollera att sladden är ansluten till maskinen och väggens telefonuttag.

5. 

   Fyll på papper och bläck. Faxet kräver en leverans av papper och bläck för att skapa och skriva ut inkommande dokument. Se till att du har dessa förnödenheter till hands.
   • Innan du sätter i papperet ska du fläta eller bläddra igenom pappersbunten så att de inte klibbar ihop. Detta hjälper till att förhindra pappersstopp.
   • Varje maskin innehåller en viss typ, storlek och antal bläckpatroner. Var noga med att läsa igenom maskinens instruktioner för att bestämma vilket bläck som fungerar bäst med din maskin.

6. 

   Kontrollera anslutningen. När din faxmaskin är ansluten och papper och bläck har satts i, slå på maskinen och kontrollera telefonanslutningen. Anslutningen måste vara säker för att faxmaskinen ska kunna användas.
   • Kontrollera att fastnätet är ordentligt anslutet genom att plocka upp faxmottagaren om den finns tillgänglig på din enhet. Mottagaren ska likna en telefon. Lyssna efter brummande ljud från en kopplingston, vilket indikerar att anslutningen är säker.
   • Om faxet inte har en mottagare kan du ansluta en telefon via det externa telefonuttaget på faxmaskinen. Du bör höra brummande ljud från en kopplingston om anslutningen är sund.

Del 2 av 3: Skicka ett fax

1. 

   Sätt på maskinen. Se till att maskinen är påslagen och att telefonsladden sitter ordentligt på plats innan du skickar ett dokument. Du kanske vill kontrollera mottagaren för en kopplingston för att säkerställa att anslutningen är säker.

2. 

   Använd ett försättsblad. Ett försättsblad är ett utmärkt sätt att garantera att ditt dokument når rätt person. Detta är särskilt användbart när du skickar fax till ett företag där flera anställda kan använda samma enhet. Ett försättsblad ska innehålla mottagarens namn, deras faxnummer och ditt, din kontaktinformation och antalet sidor som mottagaren kan förvänta sig att få i faxet.
   • Att inkludera sidantalet på försättsbladet är användbart för mottagaren så att de vet om de har fått alla nödvändiga sidor.

3. 

   Beställ dokumenten ordentligt. Var noga med att lägga till sidnummer och placera dokumentets sidor i den ordning du vill att de ska tas emot. Du vill inte att mottagaren ska pussla sidorna tillsammans. Detta kan orsaka förvirring och kan störa den avsedda betydelsen bakom dokumentet. Att beställa sidorna och numrera dem kommer att säkerställa en effektiv överföring av information.

4. 

   Sätt in dokumenten i skannern. De flesta faxapparater kräver att du placerar dokumentet antingen med framsidan uppåt eller nedåt i faxmaskinens skannerdel. Det finns ingen standardmetod för alla enheter. De flesta faxapparater anger vilken metod som ska användas med en lättläst symbol på enhetens framsida.

5. 

   Slå mottagarens faxnummer. Ringa mottagarens faxnummer, inklusive riktnummer med hjälp av tangentbordet på faxets framsida. Om du faxar ett dokument internationellt måste du infoga landskoden. Om det finns ett företagsnummer som används för att ringa externt (ofta “7” eller “9”), se till att slå den siffran före riktnings- eller landskoden och faxnumret.

6. 

   Skicka dokumenten. När du har slagit numret kräver de flesta faxapparater att du trycker på en “skicka” eller “start” -knapp för att överföra dokumentet. Se när dokumentet sänds om det uppstår ett fel eller pappersstopp. När dokumentöverföringen har lyckats skriver faxet ut en framstegsrapport eller en bekräftelsessida. Om du får ett felmeddelande kan du försöka skicka dokumentet igen.

Del 3 av 3: Ta emot ett fax

1. 

   Kontrollera anslutningen. Se till att faxmaskinen är påslagen. Det är också viktigt att se till att faxmaskinen är ansluten till en strömkälla och telefonuttaget för att ta emot fax. Du kanske vill ta upp mottagaren och lyssna på kopplingston för att säkerställa korrekt anslutning.

2. 

   Inspektera papper och bläck. Du vill skaffa tillräckligt med papper och bläck i faxmaskinen. Om du får många dokument via en faxmaskin, se till att kontrollera dessa leveranser ofta. Annars kan detta hindra dig från att få ett dokument i sin helhet eller försena dess ankomst.

3. 

   Lyssna efter ringsignalen. Faxmaskinen kommer att ringa eller ringa upp när det tar emot ett inkommande dokument. Maskinen är inställd på att automatiskt bearbeta dessa dokument, så du behöver inte göra någonting just nu. Undvik att trycka på knapparna på maskinen under den här tiden, annars kan anslutningen störas eller kopplas bort.

4. 

   Granska dokumentet. När faxen har tagit emot dokumentet kommer den att skriva ut sidorna i den ordning som de placerades av avsändaren. Granska omslaget för att säkerställa att du är den avsedda mottagaren och att alla sidor har skickats och skrivits fram.

5. 

   Uppföljning med avsändaren. Om du vill bekräfta att du har mottagit faxet eller om du är orolig för att du inte har fått all nödvändig information kanske du vill följa upp avsändaren via telefon eller e-post. Kontaktinformationen kan finnas på försättsbladet, så hänvisa till den här sidan om du inte har avsändarens information till hands.

Frågor och svar från gemenskapen

Vem är den som har problemet när avsändaren av ett fax inte kan skicka det till mottagaren?

Be avsändaren skicka till någon annan. Om de kan är det troligtvis mottagaren. Låt någon annan skicka ett fax till mottagaren. om de får det är det troligtvis avsändaren. Se också till att mottagaren är inställd på rätt mottagningsläge. Använd alltid läget "Endast fax" för testning.

Hur använder jag en kopieringsmaskin?

Be någon som är bekant med maskinen visa dig.

Kan jag använda en mobiltelefonanslutning från min trådlösa kopiator?

Nej, du måste ha en telefon som kan anslutas till maskinen med en kabel, helst en fast telefon.

• 
  
  Vad är en faxmaskin? Svar
• 
  
  Kan jag göra detta med Magic Jack? Svar

Tips