Innehåll

• stadier
• Del 1 Starta brevet
• Del 2 Skriv bokstaven
• Del 3 Slutför brevet
• Del 4 Slutför brevet

I den här artikeln: Starta brevet Minska bokstaven i bokstavenFyll brevetFinn brevet14 Referenser

Behöver du skriva ett kommersiellt brev? I allmänhet följer dessa typer av brev en välkänd och lätt att applicera struktur som anpassar sig till olika innehåll. Ett affärsbrev måste alltid dateras. Dessutom bör den innehålla några stycken och information om avsändaren och mottagaren. Skriv dina egna och gör nödvändiga ändringar, om nödvändigt, för att följa de standarder som fastställts av ditt företag.

stadier

Del 1 Starta brevet

1. 
   

   
   Bekanta dig med layouten. Oavsett innehåll i ditt brev måste du tillämpa vissa presentationsregler. Kommersiella brev måste skrivas. Använd ett vanligt typsnitt som "Arial" eller "Times New Roman". Välj om möjligt vadderade stycken, vilket motsvarar att starta varje nytt stycke genom att trycka på knappen två gånger. tillträde och skäm bort dig inte.
   • Lämna en marginal på 2,5 cm på alla fyra sidor.
   • Ett digitalt affärsbrev måste vara sammansatt med ett vanligt teckensnitt. I en professionell e-post ska du undvika att använda kursiv eller e i annan färg än svart och vitt.

2. 
   

   
   
   
   Välj ett lämpligt papper. E måste skrivas ut på ett A4-ark. Om du bor i USA använder du papper i storleksstorlek, som är 216 mm × 279 mm, eller 8,5 "× 11". Vissa stora kontrakt kan skrivas ut på lagliga format (216 mm × 356 mm).
   • Om du skriver ut ett brev för att skicka det, överväg att använda papper med företagets huvud. Detta ger ditt brev en officiell touch eftersom läsaren ser logotypen och kontaktinformationen för ditt företag.

3. 
   

   
   Ange information om företaget. Ange företagets namn och adress och skriv varje adress på en separat rad. Om du arbetar för din egen räkning, lägg till ditt namn antingen istället för företagsnamnet eller ovan.
   • Om ditt företag har en redo att använda, kan du använda den istället för att skriva in data själv.
   • Om du anger adressen själv, motivera den antingen till vänster eller till höger högst upp på sidan, beroende på dina preferenser eller företagets instruktioner.
   • Om du skickar brevet utomlands, skriv landets namn med stora bokstäver.

4. 
   

   
   
   
   Ange datum. För mer noggrannhet, skriv hela dagen. Till exempel: "1 april 2012". I ett brev som presenteras på franska ska platsen och datumet visas längst upp till höger på sidan.
   • Om skrivandet av ditt brev varade flera dagar, ange det datum då du slutförde brevet.

5. 
   

   
   Lägg till mottagarinformationen. Ange mottagarens fulla namn, eventuellt titel, företagets namn och adress. Denna information måste visas i denna ordning, med varje artikel på en separat rad. Om tillämpligt, inkludera ett referensnummer. I ett brev som presenterats för fransmännen måste informationen om mottagaren listas till höger, några rader under datumet.
   • För att få ett svar direkt är det önskvärt att adressera brevet till en viss person. Gör lite forskning om du ignorerar mottagarens namn. Kontakta företaget för att ta reda på namnet och titeln på den berörda personen.

6. 
   

   
   Välj ett anropsformulär. Denna formel tjänar till att uttrycka din respekt gentemot mottagaren. Du väljer din formel beroende på om du känner din granne eller inte. Du kommer också att ta hänsyn till graden av kännedom eller formalism i din relation. Undersök alternativen i följande lista.
   • Använd uttrycket "Till vem av rätt:" bara om du inte vet exakt vem du ska adressera ditt brev till.
   • Om din relation med mottagaren är ytlig, är det bäst att använda "Sir" eller "Madam" för att undvika udda.
   • Du kan också ange mottagarens titel, till exempel: "Herr direktör".
   • Om du känner mottagaren mycket väl och om dina rapporter är bekanta kan du använda en mer personlig formel, till exempel "Min kära Suzanne,".
   • Om du har tvivel om mottagarens kön, använd formeln: "Damer, herrar,".
   • Glöm inte att sätta komma efter samtalet eller kolonformeln (:) efter uttrycket "Vem det är rätt".

Del 2 Skriv bokstaven

1. 
   

   
   Anta en lämplig ton. Enligt ett välkänt talesätt är tiden pengar och de flesta affärsmän hatar att slösa bort sin tid. Därför bör ditt brev skrivas med en kort och exakt ton. Förenkla läsningen genom att gå direkt till punkten och börja med ett kortfattat stycke.Till exempel kan du alltid börja med en mening som den här: "Jag skriver om ...".
   • Undvik blommiga övergångar, pompösa ord eller långa, slingrande meningar. Sök istället efter det mest grundläggande så snabbt och tydligt som möjligt.
   • Anta en övertygande stil. Troligtvis är ditt mål att övertyga din läsare att göra något, ändra tankar, korrigera ett problem, betala en faktura eller vidta åtgärder. Så utsätt din synpunkt med övertygelse.

2. 
   

   
   Använd personliga pronomen Det är helt korrekt att använda i ett kommersiellt brev personliga pronomen jag, oss och du. Använd det personliga pronomenet när det gäller dig själv jag. Du kommer att använda det personliga pronomenet, du att prata om mottagaren.
   • Var försiktig när du skriver ett brev på uppdrag av en organisation. Om du presenterar företagets synvinkel måste du använda det personliga pronomenet oss. Således kommer läsaren att veta att det handlar om företagets synvinkel. Om du uttrycker din egen åsikt, använd jag .

3. 
   

   
   Var tydlig och kortfattad. Informera din läsare exakt om ämnet för ditt anförande, eftersom han kommer att svara dig snabbt bara om ditt brev är klart som stenvatten. I synnerhet måste du tydligt ange om du vill att mottagaren ska ge dig något eller agera i en viss riktning. Förklara din position så kort som möjligt.

4. 
   

   
   Använd den aktiva rösten. När du beskriver en situation eller när du gör en förfrågan, se till att använda det aktiva rösten snarare än den passiva rösten. Din risk att vara tvetydig eller opersonlig, om den uttrycks i den passiva rösten. Dessutom är den aktiva rösten enklare och går rakt till punkten. Här är två exempel.
   • Passivt sätt: "Dina solglasögon är inte designade eller tillverkade med tanke på styrkan. "
   • Active Way: "Ditt företag designer och tillverkar solglasögon utan att uppmärksamma deras styrka. "

5. 
   

   
   Var avslappnad vid behov. Brev skrivs av människor till andra. Undvik standardbokstäver så mycket som möjligt, eftersom du inte kommer att kunna bygga en relation med någon genom att skicka ett stereotyp brev. Undvik emellertid uttrycksspråk eller slang, som "måste sägas" för "måste antas" eller "pengar" för "pengar". Behåll en professionell stil, men vänlig och vänlig.
   • Om du känner mottagaren mycket väl är det möjligt att ta med en vänlig formel för att uttrycka dina hälsningar.
   • Använd sunt förnuft för att bestämma de aspekter av din personlighet som du kommer att avslöja. Ibland gör lite humor verkligen en affärsrelation, men var försiktig innan du berättar för en anekdot.

6. 
   

   
   Var artig. Du måste vara det, även om du skriver ett klagomål eller ett klagomål. Undersök adressatens ställning och erbjuda honom, i en tillmötesgående och anständig ton, att göra vad du kan inom rimliga gränser.
   • Till exempel skulle ett obeslutligt klagomål kunna skrivas på följande sätt: "Jag tycker att dina solglasögon är så dåliga att jag bestämde mig för att inte köpa mer. Å andra sidan skulle ett artigt påstående se ut så här: "Jag är besviken över dina solglasögon och jag bestämde mig för att fylla på andra leverantörer i framtiden. "

7. 
   

   
   Använd a andra sidan vid rubriken för dina extra sidor. De flesta affärsbrev måste vara tillräckligt kortfattade för att passa på en sida. Men om ditt brev är längre, till exempel ett kontrakt eller rättsliga slutsatser, kan du behöva ytterligare sidor. Använd a andra sidan rubrik, tillverkad av samma papper som första sidan, men vanligtvis med en förkortad adress.
   • Skriv sidnumret på andra och följande sidor högst upp på sidan. Du kan också inkludera mottagarens namn och datum.

8. 
   

   
   Bind allt. I det sista stycket sammanfattar du de punkter som du har tagit upp i skrivelsen och ange tydligt din handlingsplan eller vad du förväntar dig av mottagaren. Föreslå att han kontaktar dig om han har några frågor eller frågor att uttrycka. Tack mottagaren för den uppmärksamhet han eller hon har gett det brev eller fråga som behandlas.

Del 3 Slutför brevet

1. 
   

   
   Välj ett artighetsformulär. I slutsatsen, som i överklagandeformerna, är det att visa respekt och formalism. Du kan välja, utan att riskera att lura dig själv, en formel som: "snälla tro (Sir) till försäkran om min utmärkta hänsyn" eller "Jag ber dig att uttrycka (Sir) uttryck för min hängivna känslor. På samma sätt, om det är ett e-postmeddelande, kan du överväga att använda fraser som "hjärtligt", "respektfullt" eller "uppriktigt", som är mindre formella, men acceptabla.

2. 
   

   
   Underteckna brevet. Hoppa ungefär fyra rader innan du signerar din signatur. Skriv ut ditt brev innan du undertecknar det. Det är bättre att använda blått eller svart bläck. Om du skickar ditt brev via e-post, skanna din signatur och lägg bilden i rätt del av brevet.
   • Om du undertecknar brevet för en annan person, skriv "s. s. : »Innan din signatur. Detta är förkortningen av uttrycket "av proxy", vilket betyder "istället för" eller "i namnet på".

3. 
   

   
   Skriv ditt namn och kontaktinformation Ange ditt namn, titel, telefonnummer, e-postadress eller annan relevant kontaktinformation under din signatur. Skriv varje objekt på en oberoende rad.

4. 
   

   
   Lägg till initialerna till skrivaren. Om brevet skrivs av någon annan än författaren kan du lägga till personens initialer under signaturblocket. Ibland ber vissa företag att ta med initialerna från författaren till brevet för att lättare hitta de personer som deltog i utvecklingen av brevet.
   • Om du bara hittar skrivarens initialer, skriv dem med små bokstäver, till exempel: mj.
   • Om du inkluderar författarens, använd stora bokstäver medan du håller skrivarens initialer med små bokstäver, till exempel: RW: mj. Det är möjligt att separera de två initialerna med en snedstreck, till exempel: MW / mj.

5. 
   

   
   Ange bilagorna. Om du har bifogat delar till ditt brev, skriv arten på dessa delar, några rader under dina koordinater, ange antalet och typ av delar. Skriv till exempel: "Bilagor (2): ett formulär, en broschyr".
   • Du kan också förkorta uttrycket "Bilagor" genom att skriva "P. j".

6. 
   

   
   Ange namnen på mottagarna. Om du skickar en kopia av brevet till en annan person måste du nämna det i brevet genom att skriva förkortningen "cc" under raden "Bilagor", följt av personens namn och titel. Denna förkortning betyder "artighetskopia". Det är också förkortningen för uttrycket "sann kopia", när bokstäverna skrivs med kolpapper.
   • Skriv till exempel: "cc: Marie Martin, marknadschef".
   • Om du lägger till mer än ett namn raderar du upp det andra namnet under det första men utan "cc:"

Del 4 Slutför brevet

1. 
   

   
   Rätt bokstaven. Layouten är ett viktigt element för att återspegla din professionalism. Men du måste korrigera dina misstag för att bevisa för mottagaren att du är kapabel och ansvarig. Kör stavningskontrollen för din e-bearbetningsprogramvara, men läs också ditt brev noggrant innan du skickar det.
   • Kontrollera att brevet är tydligt och kortfattat. Finns det stycken som innehåller mer än tre eller fyra meningar? Om detta är fallet kan du försöka ta bort onödiga meningar.
   • Om brevet är oerhört viktigt, överväg att be en av dina vänner eller kollega att läsa det åt dig. Ibland kan ett nytt utseende upptäcka misstag eller misstag som du kanske inte märker.

2. 
   

   
   Skrapa inte ditt brev. Om du har flera sidor ska du inte häfta dem. Om du vill hålla dina sidor i ordning kan du fästa dem med ett vänsterhänt pappersklipp.

3. 
   

   
   Lägg upp brevet. Om du skickar brevet per post, använd ett kuvert i kommersiell storlek. Ta om möjligt ett kuvert med företagets logotyp. Registrera korrekt avsändarens och adressatens adress. Vik brevet i hälften så att adressaten först veckar upp den övre luckan och sedan den nedre luckan. Se till att du får tillräckligt med ditt brev innan du skickar det.
   • Om du tycker att ditt skrivande är rörigt och inte återspeglar din professionella kompetens, anger du adresserna med din e-postbehandlingsprogramvara och skriver ut dem på kuvertet med din skrivare.
   • Om brevet är oerhört viktigt eller brådskande, överväg att få det levererat av en tjänst.
   • Om du vill skicka det via e-post konverterar du det till "HTML" eller PDF-format för att behålla formateringen. Det är dock bäst att skicka brevet tryckt på papper.