Innehåll

• stadier
• Del 1 Organisera i tid och rum
• Del 2 Hantera e-post
• Del 3 Hantera tid
• Del 4 Underhåll av fysisk och mental hälsa

I den här artikeln: Organisera tid och rymd Hantera e-postHantera tidMaintain fysisk och mental hälsa15 Referenser

Att vara organiserad är en kvalitet som rekryterare söker, eftersom det är en av de bästa tillgångarna för att tillhandahålla kvalitetsarbete. Många anställda möter ändå organisatoriska svårigheter i varierande grad.Om du är en del av det, vet att det finns enkla och effektiva lösningar. ger dig några tips för att underlätta ditt yrkesliv genom en bättre organisation.

stadier

Del 1 Organisera i tid och rum

1. 
   

   
   Spela in dina aktiviteter i en tidning. Ta en vecka för att betygsätta var och en av dina aktiviteter när du går. Denna typiska vecka gör att du kan ha en översikt över dina dagliga uppgifter. Du kommer att kunna klassificera dem enligt den tid de behöver och de mål som gör att du kan nå.

2. 
   

   
   Bestäm dina produktivitetstoppar. Vissa människor är mer aktiva på morgonen medan andra är mer effektiva efter lunch. Oavsett vad som är den bästa tiden för dig, dra nytta av det för att utföra de viktigaste och mest komplexa uppgifterna.

3. 
   

   
   
   
   Prioritera dina uppgifter. Använd vanan att ha en dagbok i papper eller digital form. Innan du åker på natten eller anländer på morgonen ska du markera de viktigaste aktiviteterna: rapportera som ska göras på kort tid, förbereda en tid ... Detta ger dig möjlighet att ge den tid och energi som behövs för varje uppgift utan att sprida dig. Men förblir flexibel nog för att införliva nya krav i händelse av omständigheter. Om du inte är säker på den relativa vikten av en uppgift, fråga din samarbetspartner eller handledare för mer information.

4. 
   

   
   Skicka snabbt små uppgifter snabbt. Att prioritera betyder inte att man utställer! Med andra ord, om du har obetydliga men lätt genomförbara uppgifter ska du inte skjuta upp dem över en natt. Ta hand om dessa små aktiviteter så snabbt som möjligt så att du kan fokusera på de viktigaste punkterna.

5. 
   

   
   
   
   Organisera din arbetsyta. Oavsett om du har ett litet kontor eller ett riktigt rum, måste ditt utrymme bidra till ett effektivt arbete! En smutsig arbetsyta kan orsaka stress och begränsa din produktivitet. Det handlar inte om att bli toalettmaniak! Du måste bara använda vanan att städa upp skrivbordet.
   • Lagra din arbetsyta. Bli av med alla filer och skräp som kullar ditt kontor. Däremot rangordnar du viktiga delar noggrant. Lagra och rengör ditt arbetsområde så fort du har möjlighet: under en aktivitetsperiod, under en paus, mellan två uppgifter ...
   • Rengör när du går. På detta sätt undviker du att samla papper eller matrester på skrivbordet.
   • Håll saker nära fingrarna: telefon, penna, pappersdyna ... Organiser ditt arbetsområde för att göra det så funktionellt som möjligt.

6. 
   

   
   Planera din dag. För att organisera effektivt måste du schemalägga dina möten, men också alla andra professionella uppgifter som att läsa din e-post, skriva rapporter ... Du kan till exempel spendera en eller två dagar i veckans möten du och resten av veckan till dina andra uppgifter. Försök inte att fylla tomma perioder till varje pris. Ta chansen att koppla av eller fundera på mindre omedelbara problem. Dessa perioder med låg aktivitet kan också förutsäga det förväntade.
   • Använd en kalender eller kalender. Du kan välja en pappersagenda, en elektronisk kalender eller applikationer som iCalendar eller Google nu.
   • Kategorisera dina aktiviteter. Till exempel kan du klassificera dem efter typ (projekt, evenemang, möte, paus ...) eller efter viktigt ordning. Välj ett system som låter dig se dina huvudaktiviteter snabbt.
   • Optimera användningen av digitala verktyg. Till exempel Outlook kan användas som en adressbok, kalender eller lista över aktiviteter att göra. Genom att använda samma verktyg för att planera ditt yrkesliv får du effektivitet.
   • Delegera om möjligt ditt arbete om möjligt. Det kan vara svårt att ladda en assistent med uppgifter som tilldelats dig eller att få hjälp av en kollega. Men detta gör att du kan fokusera på de aktiviteter du kan göra och optimera din tidsstyrning.

Del 2 Hantera e-post

1. 
   

   
   Om möjligt kan du planera läsningen av din e-post. Vissa inlägg kan kräva en permanent anslutning till dina. Om detta inte är ditt fall, läs inte dina e-postmeddelanden förrän schemalagda tider under dagen.

2. 
   

   
   Sortera dina meddelanden. Markera de viktiga konversationerna och klassificera dina e-postmeddelanden efter deras syfte, avsändare ... Använd funktionerna som erbjuds av Outlook (mappar och undermappar) eller Gmail (Etiketter).
   • Radera s när de behandlas. Arkivera viktiga konversationer och e-postmeddelanden som du kanske behöver. Att ha en tom låda, som alla har lästs och behandlats, kan vara en lättnad i slutet av dagen. Om du gör det som en tumregel, se till att du inte skyndar dig att behandla dina e-postmeddelanden.

3. 
   

   
   Optimera kommunikationsmedlen. Oavsett om det är mellan kollegor eller med partner, begräns inte dig till en konversation via e-post. Den omedelbara konversationen eller helt enkelt telefonen är föredragna lösningar för snabbhet och mänsklig kontakt. De kan spara dig värdefull tid och spara stressen med att vänta på ditt svar. Dessutom är det lättare att utbyta information i tråden i en muntlig konversation än skriftligen.

4. 
   

   
   Begränsa tidiga arbetsavbrott. Det är viktigt att ta pauser under dagen. Å andra sidan avbryter du dig i mitten av en uppgift att svara på telefonen eller en kollega som går förbi skrivbordet bryter ditt arbetsschema och slösar bort tiden. Utan att isolera dig helt, tveka inte att stänga dörren eller lämna telefonen på telefonsvararen. När din uppgift är klar, svara på de olika förfrågningarna. Som sagt, gör inte en absolut regel med risken att verka asocial eller otillgänglig!

5. 
   

   
   Använd molnberäkning. Denna teknik gör det möjligt att lagra stora mängder information via en fjärrserver. Det är därför billigt och förbättrar tillgängligheten för data. Således kan du arbeta från vilken enhet som helst förutsatt att han har tillgång till internet. den molnberäkning kan förbättra kvaliteten på ditt arbete och din tidsstyrning eftersom det gör att du kan arbeta snabbare och mer effektivt. Denna tjänst är vanligtvis tillgänglig som ett abonnemang som betalas av företaget. Tveka inte att föreslå användning av denna teknik för din tjänst.

6. 
   

   
   Använd funktionerna som erbjuds av sökmotorerna. Du kanske redan har för vana att registrera och rangordna webbplatserna i dina favoriter på en personlig basis. Tveka inte att göra samma sak på kontoret, särskilt om du har din egen dator. Exempelvis är webbplatser för företagspartner eller allmän information källor som du behöver snabb åtkomst till.

Del 3 Hantera tid

1. 
   

   
   Försök inte göra mer än en uppgift i taget. I en värld som domineras av informations- och kommunikationsteknologi förväntas de anställda alltid vara tillgängliga och svara på alla förfrågningar samtidigt. Alla experter är angelägna om att säga att detta fenomen av multitasking leder, till skillnad från utseenden, förlust av tid och kvalitet på arbetet. När vår hjärna är mättad med information har den inte tid att analysera allt. Utförande av flera uppgifter samtidigt ökar stressen och minskar förmågan att analysera och koncentrera sig. Det är mer meningsfullt att lösa ett problem i taget.

2. 
   

   
   Skapa ditt eget schema. Utöver att sätta upp en specifik agenda (möte, evenemang, möte ...) är det bra att ha ett generellt schema för din dag. Detta gör att du kan förutsäga toppar av aktivitet och viloperioder.
   • Vissa aktiviteter, som att tänka på ett projekt eller studera en klients fil, kräver koncentration och analys. För att förbättra din effektivitet, planera en specifik tid att spendera på denna typ av aktivitet. Om du flyttar filer eller projekt kan din intellektuella kapacitet minska, vilket gör dig mindre effektiv. På samma sätt måste mer tråkiga uppgifter som att läsa e-post eller rapport begränsas i tid. Annars kan du känna dig uttråkad och försena eller försena aktivitet.
   • Ge extra tid för vissa aktiviteter. Faktum är att möten eller möten kan ta längre tid än förväntat. Baserat på din erfarenhet, inkludera i ditt schema ett tidsintervall som är större än händelsens annonserade varaktighet.

3. 
   

   
   Du kan använda ett larm. Det kan påminna dig om en händelse, signalera slutet på den tid som tilldelats för att fullfölja en uppgift eller helt enkelt ge dig en rytm av arbetet. Undvik dock att låta den ringa oväntat, eftersom det kan stressa dig utan att göra dig mer effektiv.

4. 
   

   
   Utför inte dina uppgifter utan giltigt skäl. Lennui, trötthet, önskan att lämna kontoret tidigare ... är alla dåliga skäl att skjuta upp en aktivitet. Att uppskjuta är ett verkligt slöseri med tid och effektivitet. Du måste dock vara flexibel. Om en oväntad händelse inträffar (mötet i sista minuten, revision av en brådskande fil ...), notera vad du måste göra och återuppta din aktivitet senare. Du kan också skapa en alternativ lösning. Om du till exempel inte kan gå till ett möte kan du prova att ställa in ett konferenssamtal.

Del 4 Underhåll av fysisk och mental hälsa

1. 
   

   
   Ta pauser. Som nämnts i artikeln är det absolut nödvändigt att planera perioder med fysisk och intellektuell vila. Det är verkligen värdelöst att ta en paus på eftermiddagen för att göra det vi inte hade tid att göra på morgonen. Med pausen kan du ta ett steg tillbaka, uppskatta arbetet och utbyta med kollegor. Dessutom hjälper det att organisera och förbättra produktiviteten bättre. Om du är överväldigad med arbete anger du pausperioden i kalendern så att du inte glömmer det. Om det behövs, planera ett larm.

2. 
   

   
   Få tillräckligt med sömn. Fördelarna med sömn har alltid erkänts. Men många arbetare sover inte tillräckligt. Ställ in en rutin för att få en god natts sömn på sju eller åtta timmar.

3. 
   

   
   Jämför inte dig själv med dina kollegor. Alla har en särskild roll som han förstår annorlunda. En effektiv organisationsmetod för en kollega kommer inte nödvändigtvis att vara för dig. Du kan diskutera bästa metoder, men du måste hitta ditt eget system.

4. 
   

   
   Organisering är en tidskrävande process. Ditt schema kommer att införas när du arbetar i företaget. Försök inte att följa din agenda för varje pris och vara flexibel. Börja med en allmän organisation (ordnat kontor, fördelning av tid mellan arbete och paus ...) och förfina det sedan gradvis.