Innehåll

• Steg
• Frågor och svar från gemenskapen

Andra avsnitt

Effektiva chefer och teamledare övervakar aktivt sina anställda på en mängd olika sätt för att säkerställa att låga artister snabbt disciplineras och högpresterande belönas. Övervakning av anställda kan också hjälpa dig att identifiera områden där anställda slösar bort företagstid eller resurser på privata frågor. Med rätt programvara kan du blockera webbplatser som är olämpliga eller inte tillämpliga på affärsverksamheten. Att framgångsrikt övervaka anställda utan att orsaka onödig kontorsfriktion bör vara målet för någon effektiv chef.

Steg

Metod 1 av 4: Definiera förväntningar

1. 

   Skapa en skriftlig förklaring av dina policyer. Dina policyer kommer endast att gälla om de förklaras tydligt i en anställds handbok eller guide. Den här guiden ska vara lättillgänglig för alla anställda och definiera vad dina policyer är och vad som kommer att göras om de inte följs. För all övervakningspolicy du har, som internet- eller telefonövervakning, kanske du också vill förklara tankeprocessen som ledde till din policy. Att förklara varför du gör det kan hjälpa till att minska misstro hos anställda som orsakas av övervakning av deras aktiviteter.
   • Ange tydliga policyer för tidtagning, fakturerbara timmar (om tillämpligt), personliga telefonsamtal och personlig internetanvändning på jobbet. Uppmuntra anställda att ta pauser dygnet runt där det är lämpligt.

2. 

   
   
   Se till att anställda är medvetna om dessa policyer. Om någon typ av övervakning pågår utöver standardincheckning på framsteg, till exempel om du använder telefon- eller internetövervakning, bör du informera dina anställda direkt. Håll ett möte eller skicka ut ett massmeddelande för att förklara ändringar i övervakningspolicyn och förklara exakt när och hur information kommer att spelas in, sparas och raderas.
   • I vissa stater, som Connecticut och Delaware, är du enligt lag skyldig att informera dina anställda om internetövervakning.
   • Även om du inte är skyldig att informera dina anställda om övervakning kan det bli motreaktion om du inte berättar för dem och de får reda på det på egen hand.

3. 

   
   
   Följ disciplinriktlinjerna exakt. När en anställd inte följer dina policyer, se till att de angivna disciplinära åtgärderna för den överträdelsen vidtas. Se till att tillämpa policyer lika för alla anställda. Var tydlig om dina avsikter. Dokumentera disciplinåtgärden och låt medarbetaren underteckna disciplinplaner. Om du inte följer riktlinjerna ordentligt kommer de anställda att tro att dina noggrant inställda riktlinjer inte kommer att tillämpas.

4. 

   
   
   Håll dina policyer inom rimliga skäl. Checka inte in för ofta eller sätt in alltför begränsande internetpolicyer. En nyfiken chef kan minska moral och få anställda att känna sig nervösa. Fokusera på resultat snarare än på process. Om en anställd producerar bra arbete och arbetar bra i ett team, ska du inte för mycket på detaljerna.
   • Ge din personal på högre nivå mer frihet. Även om det kan vara lämpligt att ge en vikarierad eller administrativ assistent som har små investeringar i ditt företag en dator som står inför ett öppet utrymme som du kan övervaka, kommer personal på högre nivå att förvänta sig förtroende.
   • Friheten att arbeta på sitt eget sätt kommer sannolikt att göra högre personal mer produktiva, inte mindre.

Metod 2 av 4: Bedömning av produktivitet

1. 

   Kolla in dina anställda. Från tid till annan, checka in med personalen på sitt eget kontor vid en icke schemalagd tid. Om en anställd ofta "klickar bort" från ett fönster när du går in eller lägger på telefonen kan du behöva uttrycka oro. Att titta på anställda personligen kan också hjälpa dig att ge konstruktiv kritik för sitt arbete.

2. 

   Be om en förklaring av vad en anställd har arbetat med. Ett enkelt sätt att hålla anställda ansvariga är att regelbundet ha samtal med dem om hur deras arbete går. Fråga dem vad de har gjort sedan ditt senaste samtal, ställ fler frågor och utvärdera deras svar när konversationen utvecklas. Be om detaljer och konkreta bevis på resultat.

3. 

   Få anställda att dokumentera sitt eget arbete. Låt din anställd registrera sina arbetsförlopp i aktivitetsloggar, checklistor eller framstegsrapporter. Rapporter bör dock inte vara alltför betungande eller "upptagen", utan bör uppmuntra teammedlemmar och ledning att hålla kontakten och på samma sida. Var inte rädd att be om bevis på det arbete som beskrivs i en rapport när du pratar med den anställde.

4. 

   Bedöma pågående arbeten. Om du är orolig för produktivitet, be om konkreta bevis på prestanda som är mätbara och tidsbundna. Om en anställd är projektledare, ställ in milstolpar men fråga också om planer och tidslinjer för projektet. Kolla in med annan personal för att se till att alla medlemmar i projektgruppen kommunicerar. Personligt följa utvecklingen av långsiktiga projekt och bedöma deras noggrannhet och fullständighet.
   • Du kan till exempel övervaka datainmatningar för en anställd som är tilldelad att hantera en databas. Du kan utvärdera posternas aktualitet, deras noggrannhet och hur de följer företagets riktlinjer.

5. 

   Fråga andra om anställdas interaktion. Be leverantörer, kunder och andra anställda om deras interaktion med en viss anställd för att få en bild av hur den anställde har uppfört sig. Du behöver dock ett sätt att öka objektiviteten för denna observation så att anställda inte är orättvist representerade. När du ber om denna information, be om detaljer om interaktionen istället för intryck. Be om beskrivningar av interaktionerna istället för utvärderingar. Och håll alltid ett öppet sinne; du vet aldrig när en anställd får en felaktig framställning.

Metod 3 av 4: Övervakning av onlineaktivitet

1. 

   Välj övervakningsprogramvara. Övervakningsprogramvara kan ställas in på ett antal sätt. Det första du bör tänka på är att ställa in ett komplett system med en server. Detta inkluderar skydd mot antivirus- och skadlig programvara och även övervakning av anställda. Om du inte har IT-personal för att underhålla utrustningen kan du använda en molnbaserad tjänst som Trend Micro Business Security eller Symantec Cloud för att få dessa tjänster. Dessa tjänster är inte oerhört dyra; räknar med att betala cirka $ 150 per år.
   • Om du bara försöker spåra anställdas webbanvändning och blockera vissa webbplatser kommer ett enklare programvarupaket att göra. Den här tjänsten blir billigare och låter dig övervaka och filtrera webbsidor, visa tangenttryckningar och fånga skärmdumpar. Exempelvis tillhandahåller Interguard Sonar dessa tjänster.
   • I vissa fall kan du till och med kunna få gratis rudimentära spårningssystem. Exempelvis övervakar ActivTrak systemtrafik och producerar en månadsrapport åt dig.

2. 

   Blockera skadliga eller olämpliga webbplatser. Arbetsgivare har rätt att övervaka vilka webbsidor deras anställda besöker och att blockera webbplatser som de anser vara oviktiga för affärsverksamheten, olämpliga eller potentiellt skadliga. Huvudsakligen blockerar arbetsgivare vissa webbplatser för att antingen se till att anställda är produktiva, som att blockera Facebook eller aktiehandelssajter som distraherar dem, eller för att säkerställa att anställda inte trakasserar medarbetare eller begår företagsspionage.
   • Arbetsgivare kan också blockera webbplatser som anses vara pornografiska eller hatiska.
   • Vissa övervakningspaket tillåter fastställda tidsbegränsningar på vissa typer av webbplatser, till exempel tillåter en viss tid varje dag på sociala mediasidor.
   • När du märker att dina anställda besöker en webbplats som inte är relaterad till att arbeta ofta, blockera den webbplatsen och skicka sedan ett e-postmeddelande som påminner dem om att de är på företagstid.

3. 

   Övervaka e-post. Att övervaka e-post är svårare för arbetsgivare att motivera. Innan de läser e-postmeddelanden från anställda, bör de anställda meddelas om policyn som gör det möjligt att läsa deras e-postmeddelanden. Dessutom behöver arbetsgivaren vanligtvis en anledning till misstanken som fick dem att läsa e-postmeddelandena, som en dokumenterad händelse med den anställda. Det är också svårt för arbetsgivare att motivera läsning av e-postmeddelanden om de ursprungligen hävdade att e-postmeddelanden kommer att vara konfidentiella.

4. 

   Se till att du följer lagen. Vissa övervakningsåtgärder kan störa dina anställdas rätt till integritet. Fråga med en anställningsadvokat innan du installerar övervakningsprogramvara. Se till att det finns skriftlig dokumentation om programvaran som de anställda har undertecknat och att alla förstår vad programvaran är för.

Metod 4 av 4: Inrätta andra typer av övervakning

1. 

   Spela in telefonsamtal. Enligt federal lag kan arbetsgivare övervaka telefonsamtal från anställda. Detta gäller dock bara för affärsrelaterade samtal, som de med kunder eller leverantörer. En arbetsgivare har i allmänhet inte tillåtelse att övervaka personliga samtal och måste sluta spela in och övervaka samtalet när de inser att det är personligt. Det enda undantaget från detta är om personliga telefonsamtal uttryckligen är förbjudna enligt arbetsplatspolicyn.
   • Inspelning och övervakning av röstmeddelanden bör endast göras med motivering, som en dokumenterad misstanke om brott.
   • Telefonsamtal kan spelas in med hjälp av telefonkranar eller ett elektroniskt inspelningssystem. I vissa fall kan detta kopplas till din andra övervakningsprogramvara.

2. 

   Ställ in videoövervakning. Företag använder vanligtvis videoövervakning för att avskräcka kunder från att stjäla produkter. Vissa företag använder dock också videoövervakning för att se till att anställda är produktiva och inte bryter mot företagets policy. Att övervaka anställda på det här sättet kan ge dig opartiska bevis på anställdas missförhållanden och kan också motivera dem att arbeta mer flitigt. Den ständiga känslan av att bevakas kan dock göra anställda obekväma och leda till en minskad moral. Av dessa skäl bör du noga överväga fördelar och nackdelar innan du använder videoövervakning.
   • I många stater regleras även videoövervakning noggrant av statlig lag. Kontrollera med dina statliga lagar innan du implementerar denna typ av övervakning.
   • Videoklippning av anställda som gör vissa aktiviteter, som att använda toaletten eller byta, är alltid olagligt och kan leda till straffrättsliga påföljder.

3. 

   Spåra dina medarbetares platser. Vissa appar, som Xora och TSheets, tillåter arbetsgivare att spåra anställdas rörelser via sina smartphones. Detta används vanligtvis för att klocka in eller ut och är lagligt om den anställde ger sitt samtycke. Vissa anställda spåras dock dygnet runt med hjälp av programvaran, vilket kan ge dem rättsliga skäl att stämma sina arbetsgivare för brott mot integritet. Om du genomför denna typ av policy, kontakta en advokat för att se till att du gör det lagligt.
   • Sjöfart eller körbaserade företag kan också använda spårare i fordon för att säkerställa att förare stannar på rutten. Detta är vanligt förekommande och är i allmänhet acceptabelt.

Frågor och svar från gemenskapen

Jag leder ett team bestående av fyra medlemmar. Vilket tidsspårningsverktyg skulle du rekommendera?

Jag skulle vilja rekommendera WebWork tracker. Jag använder den för mitt teamövervakningsbehov i redan 7 månader. Det är ganska enkelt att använda och har många användbara funktioner som aktivitetsnivåer, skärmdumpar, rapporter, fakturor och så vidare. Ännu mer är det billigare än andra appar.

Hur kan jag göra dagliga rapporter?

Du kan prova ett allt-i-ett-program för övervakning och hantering. Den samlar varje anställds dagliga arbetssammanfattning och exporterar en daglig, veckovis eller månadsrapport som du kan kontrollera eller ladda ner.

Företaget har lagt upp en policy att varje personal ska stänga av när de går till fältet eller utanför kontoret och klocka in när de kommer tillbaka. Hur kan jag hantera den här frågan om personalen vägrar att göra detta?

Det är svårt att tvinga dina anställda att göra det, så varför använder du inte ett annat sätt att uppnå ditt syfte? Du kan prova en övervakningsprogramvara. Det kan automatiskt spela in datorns in- och utloggningstid, så det skulle vara in- och urkopplingstiden du vill spela in. Annars kan du hota dina anställda att de inte kommer att få betalt korrekt om de inte använder systemet korrekt, men du måste vara förberedd för att genomdriva detta. Se till att du har det lagligt och ge dina anställda tillräckligt med tid för att anpassa sig.