Innehåll

• Steg

Att organisera medarbetarfiler kan vara en tråkig uppgift, men att välja en metod och använda den ständigt kan verkligen förenkla processen. Du måste organisera tryckta och elektroniska filer separat. Välj att ordna dokument kronologiskt efter anställd eller efter individuell dokumenttyp. Var noga med att namnge varje fil noggrant och skydda känslig information med lämpliga säkerhetsåtgärder.

Steg

Metod 1 av 3: Organisera utskrivna filer

1. 

   Använd det kronologiska organisationssystemet. Denna typ av system är det mest lämpliga för dem som tenderar att kategorisera händelser kronologiskt i sinnet, men det är bara en fråga om preferens. För att organisera anställdas filer i kronologisk ordning skapar du en separat fil för varje anställd. I den anställdes fil kommer du att inkludera alla relevanta dokument i kronologisk ordning.
   • Exempelvis kan en anställds fil börja med att ansöka om lediga platser, återuppta, inkomstskattdokument och sedan lägga till alla nyare dokument bakom - till exempel årliga resultatgranskningar.

2. 

   
   
   Organisera filer efter dokumenttyp. Denna typ av organisationssystem rekommenderas bäst för människor som tenderar att ha en mer allmän syn på saker, men det är bara en fråga om personlig preferens. I den här metoden måste du spara filer efter dokumenttyp, jag håller liknande filer tillsammans för varje anställd. Du kan till exempel ha en fil som innehåller alla anställdas drogtester, en annan för alla anställdas prestationsbedömningar och en annan för medicinska rapporter.
   • Inom varje dokumentgrupp organiserar du filerna i alfabetisk ordning så att det blir lättare att hitta formulär för varje anställd.

3. 

   
   
   Inkludera alla nödvändiga dokument. De flesta regeringar har lagar om vilka dokument ett företag ska ha för varje anställd. Kontrollera lokala och nationella lagar för att säkerställa att du håller medarbetarregister i enlighet med bestämmelserna.
   • Filerna måste innehålla all information relaterad till anställningsprocessen och förhållandet mellan den anställde och företaget. Detta inkluderar dokument relaterade till prestationsbedömningar, rekommendationer och disciplinära åtgärder.
   • De flesta lagar kräver att företag behåller dokumentation (även efter att en anställd har avskedats) i minst tre år, men det rekommenderas att behålla den i minst fem år bara om det skulle uppstå problem.

4. 

   
   
   Ha elektroniska kopior av tryckta dokument. Även om det är viktigt att organisera och lagra originaldokumenten är det också en bra idé att göra elektroniska kopior av dessa dokument om något händer med de tryckta kopiorna - om de går förlorade, skadas, förstörs etc.
   • Kom ihåg att säkerhetskopiera dina elektroniska filer kontinuerligt för att säkerställa att skyddsnätet alltid är uppdaterat.

Metod 2 av 3: Organisera elektroniska filer

1. 

   Välj en organisation baserat på den anställde eller dokumentet. För att organisera elektroniska filer måste du skapa mappar som tydligt förklarar din organisationsmetod. Du kan ordna efter anställd - i det här fallet har du en mapp med den anställdes namn som innehåller alla relaterade dokument. Inkludera andra undermappar i den mappen för att förbättra organisationen (till exempel ”prestationsgranskningar”). Alternativt kan du organisera dem efter filtyp - i den här metoden kommer du att ha en mapp som är uppkallad efter dokumenttypen (till exempel ”prestationsgranskningar” eller ”anställningsmaterial”) och inkludera informationen för varje anställd i en namngiven undermapp. Det spelar ingen roll vilken typ av organisationsmetod du väljer - det är bara en fråga om personlig preferens.

2. 

   Namnge mapparna noggrant. När du organiserar anställdas elektroniska filer är det viktigt att namnge dem korrekt och tydligt. Den som har åtkomst till filerna måste förstå namnet du har valt.
   • Sätt anställdas namn konsekvent: “Efternamn, förnamn” eller vice versa.
   • Ett exempel på ett tydligt namngivet dokument kan vara ”Pereira.João.Aperformance Evaluation.April2018”. Den här filen anger anställdas namn, dokumenttyp och datum.
   • Ett exempel på ett dåligt namngivet dokument kan vara ”PereiraAvaliaçãoAbril”. Den här filen säger anställdas efternamn, men detta kan skapa förvirring om det finns mer än en anställd med efternamnet “Pereira”. Dessutom anger det inte tydligt vilken typ av bedömning eller år, bara månaden.
   • Detta förhindrar att filer går förlorade eller placeras felaktigt och gör det lätt för människor att hitta dem när det behövs.

3. 

   Gör säkerhetskopian. Alla medarbetares elektroniska filer måste säkerhetskopieras i någon form, i tryck, på en extern hårddisk eller i molnlagring. Detta förhindrar en stor förlust om något händer med systemet eller datorn där du lagrar informationen.
   • Säkerhetskopieringen bör utföras regelbundet för att säkerställa att alla filer alltid sparas och skyddas. En bra tumregel att följa är att säkerhetskopiera var fjärde till sjätte vecka, men detta antal kan variera beroende på hur många anställda och dokument företaget har.

Metod 3 av 3: Vidta försiktighetsåtgärder

1. 

   Förvara alla papperskopior som innehåller känslig information i ett låst och skyddat skåp. Om du har filer som innehåller känslig information om företagets anställda måste de alltid vara låsta för att förhindra obehörig åtkomst. Tillåt endast behöriga personer att komma åt nycklar för att låsa upp skåp.
   • Detta inkluderar alla dokument som innehåller information relaterad till hälsa, funktionshinder, ålder, ras, kön, nationalitet, religiösa övertygelser, civilstånd och annan identifierande information.
   • Investera i ett brandsäkert skåp, men kom ihåg att dessa föremål kan vara lite dyra. Väg fördelarna med ytterligare skydd och lita bara på elektroniska kopior som säkerhetskopia.

2. 

   Skydda känsliga elektroniska filer med lösenord. Implementera ett autentiseringsförfarande för alla elektroniska filer som behöver skyddas av sekretessskäl. Endast vissa personer ska ha tillgång till dessa filer, så lägg in lösenord för att skydda informationen.
   • Ditt företags nätverksingenjör eller IT-professionell ska hjälpa dig att skapa lösenord för vissa mappar.

3. 

   Låt ekonomiavdelningen hålla sina filer organiserade. En sådan avdelning måste organisera och skydda filerna själva. Eftersom dessa typer av dokument nästan alltid innehåller känslig information bör åtkomsten till dem vara mycket begränsad - vanligtvis bara av chefen.
   • Detta inkluderar inkomstdeklaration, betalning, bilagor, timmar etc. dokument.
   • Andra avdelningar behöver också hantera sin dokumentation. Till exempel kan HR behöva behålla dokument relaterade till anställdas hälsa och sjukdomshistoria, interna klagomål eller andra disciplinära åtgärder relaterade till anställdas beteende.