Innehåll

• Steg

Förutom de flesta korrespondenser som tidigare skickades via post (till exempel räkningar) har inbjudningar också fått plats i den virtuella världen. Många värdar för bröllop, bröllop och helgfester har valt att skicka inbjudningar via e-post. Idag har evenemangsarrangörer använt inbjudningar med e-postbekräftelseförfrågningar mer än någonsin. Men eftersom detta är relativt nytt är många fortfarande osäkra på hur man ska svara. Lyckligtvis, för att undvika faux pas, följ bara några mycket enkla steg: bestäm hur och när du ska svara, skriv svaret och aktivera begäran om bekräftelse på mottagandet.

Steg

Del 1 av 3: Bestäm hur och när man ska svara

1. 

   
   
   Reflektera över huruvida du ska delta. Så snart du får inbjudan via e-post, börja avgöra om du verkligen vill delta i evenemanget.
   • Tänk på platsen där den kommer att hållas. Tänk dig till exempel att det är i en annan stad. Resekostnaderna kan därför vara höga, särskilt om du måste ta ett plan med hela familjen.
   • Bekräfta att det kommer att finnas tillgängligt den dag och tid som beskrivs i inbjudan.
   • Prata med din familj och se om alla också är tillgängliga att delta. Om det behövs, bekräfta närvaron av vissa medlemmar och avslå inbjudan på andras vägnar.

2. 

   
   
   Identifiera graden av formalitet för tillfället. Det finns en mängd olika händelser och var och en skiljer sig från varandra med formalitetsnivån. Av denna anledning är det nödvändigt att reflektera långt innan du svarar, för att inte sluta göra en falsk pas.
   • Till exempel är en grillfest för att fira en helgdag ett informellt tillfälle, vars inbjudan måste besvaras som sådan. Var dock uppmärksam på responstiden, som kan vara mycket kortare.
   • Formella händelser som bröllop, jubileer och examen måste besvaras i en formell ton (samma som inbjudan).

3. 

   
   
   Svara i tid. Ta dig tid att reflektera över ditt beslut, men sträck dig inte längre än tidsfristen, eftersom detta är en av de viktigaste egenskaperna för en inbjudan med en begäran om bekräftelse på närvaro, eftersom organisationen är beroende av gästernas svar.
   • Titta i e-postmeddelandet efter den del som handlar om svarstiden och betrakta inte detta datum som ett förslag, det måste följas strikt.
   • Svara så fort du kan. Även om värden har erbjudit en månad eller två betyder det inte att du behöver använda all tillgänglig tid innan du svarar. Föredra att svara så snart du har ett konkret beslut, eftersom detta kommer att visa respekt och omtanke från din sida.

Del 2 av 3: Skriva svaret

1. 

   Börja med ämnesfältet. När du har bestämt dig för hur och när du ska svara ska du börja arbeta med utkastet från ämnesfältet. Det är viktigt att ditt svar är klart från början och bibehåller inbjudan.
   • I fallet med en formell inbjudan, skriv så här: ”Rogério och Ana Silva vägrar inbjudan till boll och middag den 11 maj”.
   • För en informell händelse, till exempel en grill med vänner, var mer avslappnad: "Vi kommer inte att kunna åka till din grill på semester".

2. 

   Skriv öppningshälsningen. Att skriva denna del korrekt är mycket viktigt, eftersom det kommer att sätta tonen för ditt svar. Dessutom är det här som värden kommer att kunna veta din grad av respekt för honom.
   • Välj till exempel mellan "Kära", "Kära" och "Kära vän".
   • Hälsa på ett enkelt sätt när inbjudan gjordes informellt. Till exempel: ”Kära João och Márcia”.

3. 

   Skriv texten i e-postmeddelandet. Detta är utan tvekan den viktigaste delen av e-post. Det bör direkt återspegla evenemangets betydelse och samtidigt svara på inbjudan. Här är några exempel på hur du accepterar eller avvisar en inbjudan:
   • För en informell händelse finns det ett avslappnat svar: ”Amilton, vi gillar verkligen din inbjudan, vän. Men tyvärr reser vi på den semestern ”;
   • Å andra sidan är det nödvändigt att vara formell för att svara på en formell inbjudan: ”Familjen Oliveira accepterar din inbjudan till Josué och Berenices bröllop den 5 november 2019” eller ”João och Sara Sousa accepterar med stor lycka din inbjudan till Marta Rodrigues debutantboll ”.
   • Slutligen skulle en formell vägran vara ungefär så här: "Familjen Pereira kommer tyvärr inte att kunna delta i Josué och Berenices bröllop den 5 november 2019".

4. 

   Säg adjö och underteckna. Glöm inte att avsluta e-postmeddelandet på det här sättet direkt efter att du har skrivit in texten. Ta inte bara detta som en formalitet, det är ett tecken på respekt för ditt förhållande till värden.
   • Välj ett formellt farväl; till exempel: "Bästa hälsningar" och "Hjärtligt".
   • Om du föredrar, välj ett informellt farväl, till exempel: "Hugs", "A big kram" och "Kisses".
   • Välj en typ av avsked som är giltig både om du accepterar och vägrar inbjudan, till exempel "Tack" eller "Tack för inbjudan".
   • Skriv ditt namn direkt efter avsked. För informella händelser är det okej att bara skriva under förnamnet, följt av dina familjemedlemmar (om de också var inbjudna). I händelse av en formell händelse, skriv ner förnamnen på alla inbjudna familjemedlemmar, inklusive din, och efternamnet efteråt. Om familjerna är mycket intima, skriv bara: ”Silva-familjen”.

Del 3 av 3: Svara på automatiserade e-postmeddelanden och ändra dig

1. 

   Tryck på knappen för att acceptera eller avvisa inbjudan, om det finns en i e-postmeddelandet. Många arrangörer har använt automatiska bekräftelsestjänster. I sådana fall hanteras e-postmeddelandet av en tredjepartstjänst, vilket innebär att gästen kommer att dirigeras till en webbplats efter att ha klickat på en av knapparna i e-postmeddelandet.
   • Observera att det inte är nödvändigt att svara på den här typen av e-post.
   • Ditt svar kommer att behandlas, lagras i en databas och gästrapporten skickas till arrangören senare.
   • Automatiska bekräftelsestjänster används vanligtvis för mindre formella evenemang, som födelsedagar och kostymfester.

2. 

   Aktivera bekräftelsen på mottagandet av e-postmeddelandet. För att säkerställa att svaret har lästs och beaktats av händelsearrangören, använd bekräftelsemottagningsalternativet, som finns som standard i de flesta e-postleverantörer. Så snart någon öppnar din e-post får du en automatisk bekräftelse från leverantören.
   • E-postleverantörer tillhandahåller denna funktion på olika platser på skärmen.
   • Inte alla e-posttjänster erbjuder möjlighet att bekräfta mottagandet.

3. 

   Skicka ett annat e-postmeddelande om du ändrar dig. I vissa sällsynta fall kan det vara nödvändigt att ändra svaret. Kontakta därför den person som ansvarar för inbjudan, både för att vägra den efter att ha accepterat den och för att acceptera den som tidigare har avvisat den.
   • Om du av misstag trycker på knappen för ett automatiskt bekräftelsessystem, kontakta oss omedelbart för att ångra händelsen.
   • Var inte generad att kontakta evenemangsarrangören för att avvisa en inbjudan som du tidigare har accepterat. Skicka till exempel ett e-postmeddelande med ämnet "Ändra min bekräftelse", följt av något liknande detta: "På grund av omständigheter utanför vår kontroll kommer Sarah och jag inte längre att kunna delta i 20-årsjubileet för er gift, på nästa 14. Vi ber om ursäkt för besväret och hoppas ses snart ”.
   • Motsatsen är också sant, det finns inget att skämmas för när man bestämmer sig för att acceptera en inbjudan som ni avböjde första gången. Skicka till exempel ett e-postmeddelande med samma ämne "Ändra min bekräftelse" och skriv en text som liknar: "Jag skulle gärna vilja delta i evenemanget om det fortfarande är möjligt att ta emot fler gäster".
   • Alla bekräftelser måste skickas så snart som möjligt. För informella händelser måste denna ändring göras några dagar före det angivna datumet. Vid formella firande (till exempel bröllop) är det dock nödvändigt att respektera gränsen på en månad i förväg.