Innehåll

• Steg

Vi vet alla att det är viktigt att vara organiserad på jobbet; ändå är detta en oändlig kamp för många människor. Tro det eller inte, att hålla sig organiserad är inte så skrämmande en uppgift som det låter. Några snabba förändringar i vanor och pågående lösningar kan göra denna process enklare än du kanske tror.

Steg

Metod 1 av 4: Hantera ditt utrymme och tid

1. 

   Övervaka dina aktiviteter. Under flera dagar, spela in flera av dina aktiviteter i en dagbok. Detta hjälper dig att se exakt vad du gör utan att ens inse det, och du får en inledande känsla av dina organisatoriska och produktiva fel. Dessutom bör du utföra denna övning med dina övergripande mål i åtanke. Genom aktivitetsdagboken kommer du att kunna se vilka uppgifter som kan slösa bort din tid och vilka som kan bidra till dina mål.

2. 

   
   
   Bestäm dina höga produktivitetsscheman. Vissa människor är produktiva på morgonen, medan andra hatar idén att gå upp tidigt. Du kanske redan har en känsla av de delar av dagen som gör dig mer produktiv. Oavsett dina preferenser - nätter, morgnar, lunch eller strax före eller efter "rusningstid" - dra fördel av dessa perioder för att maximera din produktivitet.

3. 

   
   
   Prioritera dina uppgifter. Vi vet alla att vissa uppgifter är viktigare än andra; emellertid ger vi dem inte alltid tillräcklig prioritet. Utveckla till exempel ett system som klassificerar uppgifter genom påminnelser som inkluderar varumärken som flaggor eller stjärnor med ärlighet och flexibilitet. Håll dessa påminnelser nära din dator eller skrivbord, oavsett om det är virtuellt eller fysiskt. Ägna mer av din tid och energi till de högsta prioriterade punkterna i listan. Exempel kan vara uppgifter med korta tidsfrister, till exempel de saker du måste leverera i slutet av dagen eller nästa dag. Du kan också prioritera svar till kunder, chefer eller andra som är ansvariga för genererade utgifter. Och om du inte är säker på hur känslig eller viktig en uppgift är, är det alltid en bra idé att fråga.

4. 

   
   
   Slutför de snabba uppgifterna omedelbart. Inte alla uppgifter behöver prioriteras och schemaläggas för en viss tid.Att planera eller schemalägga några av dem kan ta lika mycket tid som att slutföra dem. Om så är fallet, och du kan slutföra dessa uppgifter direkt, njut! Att hantera dessa hinder på detta sätt hjälper dig också att undvika förhalning.

5. 

   Hantera röran och arbetsmaterial. Våra bord går lätt från orubbliga scener till filmer som är värda att förstöra - vilket gör organisationen svår. Vissa människor arbetar till och med under strikta rengöringsregler. Även om de inte är nödvändiga, ta några steg för att rengöra din arbetsstation.
   • Återuppta beställningen. Kasta skräp och arkivera systematiskt det material du behöver. Rensa upp röran när det är möjligt: ​​i pauser eller mellan uppgifter.
   • Rengör smutsen som du genererar omedelbart. Så du behöver inte oroa dig för städning senare. Dessutom kommer detta att förhindra att den aktuella störningen finns kvar på ditt bord i framtiden.
   • Håll förnödenheterna du behöver till hands. Uppenbarligen är inte allt runt dig ett tecken på oordning. Att ha de verktyg du använder är sparar tid och utnyttjar ditt värdefulla utrymme.

6. 

   Schemalägg tider för aktiviteter och möten. Vissa människor planerar bara möten, men gör inte listor över nödvändiga aktiviteter. Schemaläggning av de viktigaste uppgifterna, liksom möten, kan vara användbart. Du kan också "gruppera" specifika uppgifter. Till exempel: schemalägg möten endast på tisdagar och torsdagar. Håll också ledig tid i din kalender för att avsätta kreativ tid för dig själv eller för att tillgodose oväntade händelser.
   • Använd en agenda och en kalender. Dessa verktyg kan vara papper eller virtuella, i form av applikationer som iCalendar och Google Now.
   • Dela upp dina aktiviteter i kategorier. Att kategorisera eller separera aktiviteter efter färg kan ge dig snabba visuella påminnelser om vad som är viktigt. Dessa kategorier kan till exempel omfatta korrespondens, projekt, evenemang, möten, diskussioner och till och med pauser eller tider för fysiska övningar.
   • Optimera din teknik. Virtuella kalendrar och e-postplattformar, som Outlook, kan kombinera dina att göra-listor, dina kontakter och dina adresser. Detta gör inte bara allt mer effektivt, men det optimerar också din tänkande.
   • När det är möjligt, delegera uppgifter. Med tanke på intensiteten i en dags arbete är det lätt att glömma att du inte behöver göra allt på egen hand. Delegera uppgifter till en assistent eller, om du är särskilt fast i sysslor, be en kollega att göra dig en tjänst och hjälpa till med vissa uppgifter. Du kan belöna dem när allt är lugnare.

Metod 2 av 4: Ta hand om din e-post systematiskt

1. 

   Kontrollera dina e-postmeddelanden vid schemalagda tider. Inte alla behöver hålla sig till sin inkorg, eftersom många mottagna meddelanden inte är så brådskande. Om du arbetar på en plats som inte kräver omedelbara svar på e-post, kolla din inkorg vid schemalagda tider - ungefär tre eller fyra gånger om dagen.

2. 

   Arkivera e-postmeddelanden. Dra nytta av mappar och etiketter istället för att låta meddelanden staplas i din inkorg. Outlook har mappar och undermappar, medan Gmail har etiketter och flera separata inkorgar. Om du till exempel är journalist kan dina mappar kallas "Aktuella rapporter", "Framtida rapporter", "Gamla rapporter", "Intervjuer och källor" och "Berättelser och idéer".
   • Radera och arkivera. Arkivera gammal och viktig post och ta bort resten. I exemplet ovan fungerar mappen "Gamla rapporter" som journalisters fil. När du börjar radera gamla e-postmeddelanden blir du förvånad över hur många objekt som går till papperskorgen och hur många objekt som lagras. Vissa människor gillar också att ha sin inkorg tom - lämnar inte ett enda meddelande oläst (eller lämnar inga meddelanden i inkorgen). Förutom att använda mappar och etiketter kan du tömma rutan med funktionen "Arkivera", radera gamla e-postmeddelanden under pauser på jobbet eller använda kontoorganisationsapplikationer.

3. 

   När det är mest effektivt, använd andra kommunikationsformer. Ibland kan ett enkelt telefonsamtal lösa ett problem som kräver utbyte av tio e-postmeddelanden. Om så är fallet, ring personen! Om du vet att utbyte av e-post kommer att generera en diskussion eller involvera många meddelanden, kan det vara bäst att tala i telefon. På så sätt kommer du att kunna få mer information, samtidigt som du undviker en lång och lång diskussion via elektroniska meddelanden. Du kan till och med skicka ett e-postmeddelande till en kollega och säga något som "Jag har många frågor till dig om detta ämne. Kanske borde vi prata med varandra. Kan jag ringa dig på fem minuter?"

4. 

   Begränsa avbrott. Även om strategiska avbrott är användbara är det inte avbrott under arbetstiden. De kan sakta ner dig, bryta din tempo och få dig att tappa ditt sätt att tänka. Så försök att använda speciella skriftliga och röstmeddelanden när du vet att du är för upptagen. Dessa verktyg behöver inte bara användas när du inte är på kontoret. de kan användas när du är full av uppgifter. Många använder också policyn "öppen dörr" - men du behöver inte lämna ditt rum öppet hela tiden. Du kan till och med lämna en vänlig anteckning vid dörren och säga något som "Jag är mitt i ett samtal" eller "Jag är upptagen. Kom tillbaka senare eller skicka ett mejl".

5. 

   Använd tjänsterna från "moln". Molntjänsten (även känd som "cloud computing") kan övervägas, eftersom den är billigare, skalbar, effektiv och lätt uppdaterad. Innehållet som görs tillgängligt av dessa moln kan vara särskilt användbart eftersom du kan komma åt det på olika enheter: datorer, surfplattor, smartphones etc. Molnlagring fungerar också som ett primärt eller sekundärt sätt att göra digitala säkerhetskopior. Konsultera den person som ansvarar för IT eller programvara på din arbetsplats. Du kanske redan har en mängd ledigt utrymme i molnen (eller så kan du till och med köpa det utrymmet för små årliga avgifter).

6. 

   Använd internetfavoriter. De bästa webbläsarna gör det möjligt att bokmärka - när du sparar och ordnar e-postadresser som du besöker ofta för enkel och snabb åtkomst. Utnyttja dem så att du inte glömmer viktiga webbplatser som innehåller branschnyheter eller information.

Metod 3 av 4: Utnyttja tiden

1. 

   Undvik att öva flera uppgifter samtidigt. I detta avseende har de flesta experter liknande åsikter. Även om det kan verka snabbt och häftigt på TV, är det inte effektivt att utföra flera uppgifter ("multitasking" eller "multitasking") och kan påverka din organisationseffektivitet. Välj att ägna din fullständiga uppmärksamhet åt en uppgift i taget; avsluta det och fortsätt till nästa punkt i listan.

2. 

   Skapa ett schema eller en kalender för dig själv. Lyckligtvis kräver de flesta jobb inte att du schemalägger allt på dagen specifikt. Att hålla ett grundläggande schema över höjdpunkter och dagens viktigaste händelser och uppgifter kan dock vara användbart.
   • Ställ in tidsgränser för vissa aktiviteter. Vissa uppgifter kräver inte dessa gränser, men andra måste ha tidsparametrar för att du ska kunna förbättra din produktivitet. Tänk på de dagliga aktiviteterna som brukar ta längre tid än vanligt - och ge dem specifika tidsfrister i framtiden.
   • Avsätt extra tid för andra aktiviteter. Vissa aktiviteter - som du kanske har lärt av erfarenhet - tenderar att sluta kräva mer tid än väntat; detta är dock inte nödvändigtvis en dålig sak. Avsätt till exempel extra tid före och efter för att utföra dessa typer av uppgifter (och särskilt för viktiga händelser och möten).

3. 

   Använd en stoppur-app, ett fysiskt stoppur eller ett larm. Dessa verktyg kan vara effektiva när de används sparsamt. Vissa människor vill ställa in sina larm 10, 15 eller 30 minuter i förväg för att få förvarningar och förbereda sig för en aktivitet. Du kan också använda påminnelser.

4. 

   Undvik att skjuta upp dina aktiviteter. Fråga dig själv om denna uppskjutning är absolut nödvändig, eller om det bara är ett exempel på förhalning. Om du tror att du fördröjer, skjut inte uppgiften - avsluta den på en gång! Men när det är oundvikligt att skjuta upp en aktivitet, kom ihåg den punkt där du avbröt den och ställ in en annan specifik tid för att avsluta den. Ett annat alternativ är att skapa en beredskapsplan. Till exempel: om du måste avbryta ett möte ansikte mot ansikte kan du ringa (via ljud och / eller video) med personen.

Metod 4 av 4: Ta hand om din fysiska och mentala hälsa

1. 

   Ta raster. Det är viktigt att du har mentala pauser för att du ska hålla dig frisk och produktiv. Vi brukar vara så nedsänkta på jobbet att vi ibland inte tar pauser - så viktigt. Dessa pauser ger oss vilan vi behöver och förbättrar vår produktivitet, men de gör det också möjligt för oss att gå tillbaka och fråga oss om vi använder vår tid så effektivt som möjligt.

2. 

   Sova bättre. Om vi ​​inte sover bra kan vi bli bedövade, trötta eller slöa nästa dag, vilket kan undergräva effektiviteten och våra planer på jobbet. Planera att vila minst sju eller åtta oavbrutna timmar per natt.

3. 

   Jämför dig inte med dina medarbetare. Arbetet hos de flesta av dessa människor skiljer sig från vårt, och de har alla olika organisationsmetoder. En metod som är vettig och effektiv för någon du känner kanske inte är bäst för din rutin, och vice versa.

4. 

   Acceptera att organisationen är en pågående process. Förvänta dig inte att vara perfekt. Organisationen är kontinuerlig och kräver ständig uppmärksamhet. Du kommer inte att vara perfekt organiserad varje dag; dock kan en liten order göra dig mycket mer effektiv.